ULLA – Wartung der Datenbank und Diagnose
Eine regelmäßige Wartung der Datenbank Unterhalt ist Voraussetzung für einen zuverlässigen und reibungslosen Betrieb. Neben der technischen Pflege sind auch fachliche Kontroll- und Auswertungsarbeiten erforderlich.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Wartungsarbeiten durchzuführen sind, wer dafür zuständig ist und welche Intervalle vorgesehen sind.
Regelmäßige Wartung nicht vergessen
Die technische Wartung des Backends sowie die fachlichen Prüfungen und Auswertungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Auch wenn ULLA inzwischen verschiedene Wartungsschritte unterstützt und vereinfacht, bleiben die regelmäßigen fachlichen Kontrollen weiterhin erforderlich.
1. Technische Aufsicht
| Wartungsarbeit | Intervall | Handbuch |
|---|---|---|
| Komprimieren des Backends | Alle 14 Tage | Teil 2.4.1 |
| Wartung des Backends | Alle 3 Monate | Teil 2.4.2 |
Die Backend-Wartung wurde weiterentwickelt. Die erforderliche Komprimierung kann nun direkt über die ULLA-Oberfläche angestoßen werden, ohne das Backend wie bisher manuell öffnen zu müssen.
Bitte beachten Sie dabei die Hinweise in ULLA sowie die erforderlichen Zugriffs- und Wartungsvoraussetzungen.
2. Fachaufsicht
| Wartungsarbeit | Intervall | Handbuch |
|---|---|---|
| Prüfung und Löschung abgeschlossener Datensätze, die mindestens 10 Jahre alt und nicht mehr aktiviert sind | Im Januar jedes Jahres | Teil 3.2.2 |
| Plausibilitätskontrollen | Einmal im Monat | Teil 3.2.5 |
| Kontrollprüfungen | Einmal im Quartal | Teil 3.5 |
Die Fachaufsicht stellt durch regelmäßige Plausibilitäts- und Kontrollprüfungen sicher, dass die Datenbestände fachlich überprüft und erforderliche Bereinigungen vorgenommen werden.
Vor einer Löschung ist zu prüfen, ob die Datensätze tatsächlich abgeschlossen, mindestens 10 Jahre alt und nicht mehr aktiviert sind. Bestehende Aufbewahrungspflichten und mögliche Löschsperren sind zu berücksichtigen.
3. Sachbearbeitung
| Wartungsarbeit | Intervall | Handbuch |
|---|---|---|
| Fallauswertung | Einmal im Monat | Teil 3.3.1 |
| Kontrolle der Leistungsgewährung | Alle 6 Monate | Teil 3.3.2 |
| Titelprüfungen | Einmal im Jahr | Teil 3.3.3 |
| Kontrollauswertungen | Einmal im Monat | Teil 3.3.4 |
Die regelmäßigen Auswertungen und Prüfungen durch die Sachbearbeitung unterstützen eine vollständige, aktuelle und nachvollziehbare Fallbearbeitung.
4. Diagnosetool für die Datenbank Unterhalt
Mit unserem kostenlosen Diagnosetool können Sie die Datenbank Unterhalt auf mögliche Fehler überprüfen.
Laden Sie das Diagnosetool herunter und entpacken Sie die ZIP-Datei. Nach dem Start verbinden Sie das Tool mit Ihrem Backend. Das Ergebnis der Überprüfung wird anschließend direkt angezeigt.
Diagnosetool herunterladen →5. Weitere Informationen im ULLA-Handbuch
Ausführliche Erläuterungen zu den einzelnen Wartungs- und Kontrollarbeiten finden Sie in den entsprechenden Teilen des ULLA-Handbuchs. Die jeweiligen Fundstellen sind in den vorstehenden Tabellen aufgeführt.
Zum ULLA-Handbuch →Regelmäßige Wartung schützt die Datenqualität.
Technische Wartung, fachliche Kontrollen und sorgfältige Sachbearbeitung bilden gemeinsam die Grundlage für einen zuverlässigen Betrieb von ULLA.