Datenschutzerklärung
Datenschutz und Transparenz bei MWPKomSoft
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Internetseite und Ihrer damit verbundenen Rechte.
Die Erklärung umfasst insbesondere unsere Internetseite, die Benutzerregistrierung, die ULLA-Wissensdatenbank, das ULLA-Forum, Frag Manty und die interaktiven Online-Schulungen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Martin Gensert
MWPKomSoft
Weinbergstr. 3
15569 Woltersdorf
Deutschland
Telefon: 03362 27672
E-Mail:
2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit dafür eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht. Insbesondere kommen folgende Bestimmungen zur Anwendung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
3. Hosting und Serverprotokolle
Unsere Internetseite wird beim Hostinganbieter Domain Go betrieben.
Beim Aufruf der Internetseite werden technisch erforderliche Daten zwischen Ihrem Browser und dem Webserver übertragen. Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:
- IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Seiten und Dateien,
- Browser- und Betriebssysteminformationen,
- technische Status- und Fehlermeldungen.
Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung der Internetseite, der Fehlererkennung und dem Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Serverprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
4. Cookies und technische Speicherfunktionen
Unsere Internetseite basiert auf Joomla. Zur Benutzeranmeldung, Sitzungsverwaltung und Bereitstellung geschützter Inhalte werden gegebenenfalls technisch erforderliche Cookies verwendet.
Für unbedingt erforderliche Speicherzugriffe kann nach § 25 Abs. 2 TDDDG eine Ausnahme von der Einwilligungspflicht bestehen.
Andere Cookies oder vergleichbare Technologien dürfen, soweit gesetzlich erforderlich, erst nach entsprechender Einwilligung eingesetzt werden.
Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen verwalten oder löschen. Bei deaktivierten technisch erforderlichen Cookies können Funktionen wie die Benutzeranmeldung eingeschränkt sein.
5. Besucherstatistik – MW SiteStats
Zur statistischen Auswertung unserer Internetseite verwenden wir die Joomla-Erweiterung MW SiteStats des Anbieters Mertsch-Web.
Die Erweiterung dient dazu, Seitenaufrufe, Ereignisse, Suchanfragen und die Nutzung verschiedener Bereiche unserer Internetseite auszuwerten. Damit können wir erkennen, welche Informationen besonders häufig nachgefragt werden, und unser Angebot verbessern.
Nach Angaben des Herstellers arbeitet MW SiteStats im Standardbetrieb ohne Tracking-Cookies oder externe Analysedienste. Die Statistikdaten werden in der eigenen Joomla-Datenbank gespeichert. IP-Adressen werden gekürzt und für die wiederkehrende Erkennung innerhalb eines Tages mit täglich wechselnden Hashwerten verarbeitet.
Die Erfassung dient der datensparsamen Reichweitenmessung. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, stützen wir diese Verarbeitung nach entsprechender Interessenabwägung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Widerspruch gegen die Statistik
Sie können die weitere statistische Erfassung für Ihren Browser deaktivieren. Die Erweiterung speichert diese Entscheidung mithilfe eines Opt-out-Cookies.
Statistische Erfassung deaktivieren →Nach dem Löschen dieses Cookies muss die Abmeldung gegebenenfalls erneut vorgenommen werden.
6. Registrierung und Benutzerkonten
Für den Zugriff auf geschützte Fachinformationen und weitere Angebote ist eine Registrierung erforderlich.
Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere:
- Name und Benutzername,
- E-Mail-Adresse,
- Behörde beziehungsweise Dienststelle,
- technische Kontodaten und Berechtigungen.
Die Registrierung wird persönlich geprüft. Der Zugang zu geschützten Bereichen wird erst nach erfolgter Freischaltung ermöglicht.
Die Daten werden zur Benutzerverwaltung, Prüfung der Zugangsberechtigung und Bereitstellung unserer Leistungen verwendet. Rechtsgrundlage ist je nach Nutzungsverhältnis Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Die Speicherung erfolgt grundsätzlich für die Dauer des erforderlichen Nutzungsverhältnisses. Anschließend werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen oder anderen rechtlich zulässigen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.
7. ULLA-Wissensdatenbank
Die ULLA-Wissensdatenbank enthält über 500 praxisorientierte Fach- und Wissensdokumente zur Unterhaltssachbearbeitung.
Sowohl die Themenübersicht als auch die vollständigen Wissensdokumente sind ausschließlich für registrierte und freigeschaltete Benutzer zugänglich.
Für die Zugangskontrolle verwenden wir die erforderlichen Kontoinformationen und Benutzerberechtigungen des Joomla-Systems.
8. ULLA-Forum
Das ULLA-Forum dient dem fachlichen Austausch über Fragen der Unterhaltssachbearbeitung und die Anwendung von ULLA.
Für die Teilnahme wird das bestehende Benutzerkonto verwendet. Eine zusätzliche Registrierung ist nicht erforderlich.
Bei der Nutzung können Benutzername, Beiträge, Antworten, Veröffentlichungszeitpunkte und technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden.
Beiträge können für andere zugriffsberechtigte Teilnehmer sichtbar sein. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Moderation des Forums auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO, soweit jeweils einschlägig.
Hinweis: Bitte veröffentlichen Sie im Forum keine personenbezogenen Falldaten, Aktenzeichen oder vertraulichen Angaben über Dritte.
9. Frag Manty – KI-gestützter Wissensassistent
Auf unserer Internetseite bieten wir mit Frag Manty einen KI-gestützten Assistenten für Fragen rund um die Unterhaltssachbearbeitung an.
Eingesetzte Technik
Frag Manty verwendet die Erweiterung SE Chatbot. Zur Erstellung der Antworten wird die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI verwendet.
Eingegebene Fragen und der für die Antwort erforderliche Gesprächskontext werden an OpenAI zur Verarbeitung übermittelt.
Einwilligung vor der Nutzung
Vor der Nutzung von Frag Manty wird ein Datenschutzhinweis angezeigt. Der Benutzer muss der beschriebenen Verarbeitung zustimmen, bevor er den Assistenten verwenden kann.
Soweit die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Hierzu können Sie sich an
Speicherung der Chatprotokolle
SE Chatbot speichert die geführten Gespräche in der Joomla-Verwaltung von MWPKomSoft. Dies gilt auch für Anfragen von Gästen. Die Protokolle können von den hierzu berechtigten Administratoren eingesehen und gelöscht werden.
Die Protokolle dienen der Bearbeitung technischer Probleme und der Verbesserung des fachlichen Informationsangebots. Wir haben für die Chatprotokolle eine Aufbewahrungsdauer von höchstens 90 Tagen vorgesehen. Die Löschung erfolgt derzeit durch manuelle Kontrolle. Eine technisch automatisierte Löschung ist bislang nicht eingerichtet.
Verarbeitung durch OpenAI
Zur Erstellung der Antworten werden die eingegebenen Inhalte und der erforderliche Gesprächskontext über die API an OpenAI übermittelt. OpenAI verarbeitet API-Daten nach seinen jeweils geltenden Vertrags- und Datenschutzbedingungen. Nach den veröffentlichten Standardbedingungen verwendet OpenAI API-Inhalte grundsätzlich nicht zum Training seiner Modelle, sofern hierfür keine gesonderte Freigabe erteilt wurde.
Bei diesem Dienst können Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Für solche Übermittlungen sind die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO und die jeweils einschlägigen vertraglichen Garantien zu beachten.
Weitere Informationen: Datenschutz bei OpenAI.
Wichtiger Hinweis: Bitte geben Sie in Frag Manty keine Namen, Aktenzeichen, Gesundheitsdaten oder sonstigen vertraulichen personenbezogenen Falldaten ein. Formulieren Sie Fachfragen möglichst ohne identifizierende Angaben.
10. Interaktive Online-Schulungen
Für registrierte und freigeschaltete Benutzer bieten wir interaktive Online-Schulungen an. Dabei werden für das jeweilige Benutzerkonto die Freischaltung der Module sowie der gespeicherte Lernfortschritt verarbeitet.
Je nach Schulungsmodul können auch Ergebnisse von Kontrollfragen, Abschlussprüfungen und Angaben für eine Teilnahmebescheinigung gespeichert werden. Dies ermöglicht die Fortsetzung begonnener Schulungen und den Nachweis abgeschlossener Lernabschnitte.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Nutzungsverhältnis auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Die Daten werden nur für die Dauer des erforderlichen Nutzungsverhältnisses beziehungsweise bis zum Wegfall des Verarbeitungszwecks gespeichert, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.
11. ULLA-Newsletter und Kundeninformationen
Der ULLA-Newsletter wird von uns per E-Mail versandt. Dafür verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Kontaktdaten, insbesondere die E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Namen und Angaben zur Dienststelle.
Vertragsbezogene Mitteilungen, etwa zu bereitgestellten ULLA-Versionen oder technischen Änderungen, können zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für werbliche Nachrichten gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere die Anforderungen an eine Einwilligung, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Wenn Sie keine nicht erforderlichen E-Mail-Informationen mehr erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an
12. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Hierzu gehören je nach Anlass Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, die Dienststelle und der Nachrichteninhalt.
Bei vertragsbezogenen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anfragen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein. Eine Löschung erfolgt, sobald die weitere Speicherung für die Anfrage nicht mehr erforderlich ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
13. Bestellungen, Lizenzen und Rechnungen
Zur Bearbeitung von Bestellungen und Lizenzverlängerungen verarbeiten wir die erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Rechnungsdaten. Dazu können Name, Dienststelle, Anschrift, E-Mail-Adresse, Lizenzinformationen und Zahlungsangaben gehören.
Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Für Geschäftsunterlagen gelten je nach Art der Unterlagen unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Soweit § 257 HGB anwendbar ist, betragen sie sechs, acht oder zehn Jahre; abweichende steuerrechtliche Regelungen bleiben unberührt.
14. Bilder, Dokumente und externe Angebote
Auf unserer Internetseite werden selbst erstellte Bilder, Grafiken, Dokumente und Medien zur Information über ULLA und die Schulungsangebote bereitgestellt. Soweit sie unmittelbar von unserem Webserver ausgeliefert werden, erfolgt die technische Verarbeitung im Rahmen des allgemeinen Webseitenbetriebs.
Beim Aufruf externer Links verlassen Sie unser Angebot. Für die Datenverarbeitung auf externen Webseiten sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Sollten externe Inhalte direkt eingebettet werden, sind dazu gegebenenfalls zusätzliche Datenschutzhinweise und Einwilligungen erforderlich.
15. Empfänger und internationale Datenübermittlung
Im Rahmen des Betriebs unserer Internetseite können personenbezogene Daten durch technische Dienstleister verarbeitet werden. Dazu gehören der Hostinganbieter sowie bei der Nutzung von Frag Manty der KI-Dienstleister OpenAI.
Bei Datenübermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Informationen zur Verarbeitung durch OpenAI finden Sie auch im Abschnitt über Frag Manty.
16. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Dabei sind insbesondere die Dauer eines Nutzungs- oder Vertragsverhältnisses, die Bearbeitung von Anfragen und die Notwendigkeit technischer Sicherheitsprotokolle maßgeblich.
Entfallen die Voraussetzungen für die Speicherung, werden die Daten gelöscht oder – soweit sinnvoll und zulässig – anonymisiert.
17. Ihre Datenschutzrechte
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
- Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
- Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter
18. Beschwerderecht
Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für den Sitz von MWPKomSoft in Brandenburg ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg zuständig.
Weitere Informationen: www.lda.brandenburg.de.
19. Verschlüsselte Datenübertragung
Unsere Internetseite wird über HTTPS mit TLS-Verschlüsselung bereitgestellt. Dadurch werden Daten während der Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Webserver gegen unbefugtes Mitlesen auf dem Übertragungsweg geschützt.
20. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn rechtliche Anforderungen, eingesetzte technische Verfahren oder unsere Online-Angebote dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf unserer Internetseite veröffentlichte Fassung.
Datenschutz bei MWPKomSoft
Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Stand: 26. Oktober 2026