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• Dokument-Nr.: 0104

  Was bedeutet Schlusszeichnung?

  Kategorie: Verwaltungsgrundlagen

  Version: 1.1

  Stand: 25.07.2026

  Autor: Martin Gensert

  Schlagwörter: Schlusszeichnung, Zeichnung, Mitzeichnung, GGO, Verfügung, Schriftverkehr

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  Frage

  Was bedeutet Schlusszeichnung?

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  Kurzantwort

  Die Schlusszeichnung ist die abschließende Freigabe eines Schriftstücks durch die zeichnungsberechtigte Person. Mit ihr wird bestätigt, dass der Vorgang geprüft wurde und das Schriftstück versandt oder die Entscheidung umgesetzt werden kann.

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  Rechtsgrundlage

  Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO)

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  Definition nach der GGO

  Nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) dient die Schlusszeichnung der abschließenden Freigabe eines Schriftstücks. Sie dokumentiert, dass die zeichnungsberechtigte Person die Verantwortung für den Inhalt übernimmt und der Vorgang abgeschlossen ist.

  Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen beschreiben die praktische Anwendung in der öffentlichen Verwaltung.

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  Erläuterung

  Während der Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs entstehen zahlreiche Bearbeitungsschritte.

  Diese werden regelmäßig durch Verfügungen dokumentiert.

  Jede Verfügung kann bereits während der Bearbeitung vom jeweiligen Bearbeiter mit seinem Kurzzeichen und dem Datum versehen werden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer einen Bearbeitungsschritt veranlasst oder durchgeführt hat.

  Die Schlusszeichnung erfolgt dagegen erst nach Abschluss der Bearbeitung.

  Sie dokumentiert die abschließende fachliche Prüfung und die Freigabe des ausgehenden Schriftstücks.

  Sind mehrere Personen an der Schlusszeichnung beteiligt, erfolgt diese entsprechend der jeweiligen Zeichnungsbefugnis und der organisatorischen Verantwortung innerhalb der Behörde.

  Das Datum des ausgehenden Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen. Erst mit dieser Schlusszeichnung erhält das Schreiben seine endgültige Freigabe und sein Ausfertigungsdatum.

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  Verwaltungsablauf

  Verfügungen dokumentieren die einzelnen Bearbeitungsschritte eines Verwaltungsvorgangs.

  Der letzte Verfügungspunkt regelt die weitere Behandlung des Vorgangs.

  Hierzu werden regelmäßig folgende Verfügungen verwendet:

  • Wv. am … (Wiedervorlage zu einem bestimmten Termin)
  • z. V. (zum Vorgang)
  • z. d. A. (zu den Akten)

  Erst nach Abschluss der Verfügung erfolgt die Schlusszeichnung.

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  Umsetzung in ULLA

  ULLA erstellt den Schriftverkehr auf Grundlage der gespeicherten Falldaten.

  Während der Bearbeitung können Verfügungen mit den jeweiligen Bearbeitungsvermerken dokumentiert werden.

  Die einzelnen Verfügungen werden regelmäßig mit Kurzzeichen und Datum des Bearbeiters versehen.

  Wiedervorlagen können in ULLA komfortabel dokumentiert und verwaltet werden. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann ein Vorgang erneut vorzulegen oder weiterzubearbeiten ist.

  Die Schlusszeichnung erfolgt entsprechend den organisatorischen Regelungen der jeweiligen Behörde.

  Das Datum des ausgehenden Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen.

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  Qualitätsmerkmale

  Eine ordnungsgemäße Schlusszeichnung

  • erfolgt erst nach Abschluss der Bearbeitung,
  • setzt die vollständige fachliche Prüfung voraus,
  • dokumentiert die Verantwortlichkeit der zeichnungsberechtigten Person,
  • erfolgt entsprechend der Zeichnungsbefugnis,
  • macht den Freigabeprozess nachvollziehbar.

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  Bedeutung für die Praxis

  Die Schlusszeichnung bildet den Abschluss des behördeninternen Bearbeitungsprozesses.

  Erst mit ihr wird dokumentiert, dass der Vorgang fachlich geprüft wurde und das Schriftstück versandt oder die Entscheidung umgesetzt werden kann.

  Der letzte Verfügungspunkt bestimmt gleichzeitig die weitere Behandlung des Verwaltungsvorgangs.

  Wiedervorlagen können in ULLA komfortabel dokumentiert und verwaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Fristen und weitere Bearbeitungsschritte nicht übersehen werden.

  Das Datum des Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen. Dadurch wird dokumentiert, wann das Schreiben tatsächlich freigegeben und zur Versendung bestimmt wurde.

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  Beispiel aus der Praxis

   

  Verfügung
  
  1. Öffentlich-rechtliches Auskunftsersuchen fertigen.
  
  MG
  25.07.2026
  
  2. Schreiben versenden.
  
  MG
  25.07.2026
  
  3. Wv. am 25.08.2026
  
  
                                      Teamleitung
                                      ____________
  
                                      Sachgebietsleitung
                                      ____________
  
                                      Berlin, den __.__.20__

   

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  Erläuterung zum Beispiel

  Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden bereits während der Bearbeitung mit Kurzzeichen und Datum dokumentiert.

  Der letzte Verfügungspunkt legt fest, wie der Vorgang weiter behandelt wird.

  Im Beispiel erfolgt eine Wiedervorlage zum 25.08.2026.

  Erst nach Abschluss der Verfügung erfolgt rechts unten die Schlusszeichnung durch die zeichnungsberechtigte Person.

  Das Datum des ausgehenden Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen. Erst zu diesem Zeitpunkt erhält das Schriftstück seine endgültige Freigabe.

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  Merksatz

  Verfügungen dokumentieren den Bearbeitungsablauf. Der letzte Verfügungspunkt regelt die weitere Behandlung des Vorgangs. Die Schlusszeichnung dokumentiert die abschließende Freigabe. Das Datum des ausgehenden Schreibens trägt grundsätzlich die zuletzt schlusszeichnende Person ein.

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  Verweise

  Verwaltungsgrundlagen

  • 0100 Was ist eine Akte?
  • 0101 Was ist ein Verwaltungsvorgang?
  • 0102 Was ist ein Vermerk?
  • 0103 Was ist eine Verfügung?
  • 0105 Was ist ein Verwaltungsakt?

  Grundlagen

  • 0017 Was ist praxisgerechte Sachbearbeitung?
  • 0019 Welche Verantwortung trägt der Sachbearbeiter?
  • 0020 Welche Verantwortung trägt ULLA?
  A?

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Dokument-Nr.: 0103

Was ist eine Verfügung?

Kategorie: Verwaltungsgrundlagen

Version: 1.0

Stand: 24.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Verfügung, Bearbeitungsverfügung, GGO, Titelumschreibung, Verwaltungsvorgang

Frage

Was ist eine Verfügung?

Kurzantwort

Eine Verfügung ist eine interne Bearbeitungsanweisung innerhalb eines Verwaltungsvorgangs. Sie dient der Organisation des Bearbeitungsablaufs und legt fest, welche Maßnahmen im weiteren Verlauf des Verfahrens durchzuführen sind.

Rechtsgrundlage

Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO)

Definition nach der GGO

Nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) dienen Verfügungen der internen Steuerung eines Verwaltungsvorgangs. Mit ihnen werden Bearbeitungsschritte angeordnet, vorbereitet oder dokumentiert.

Verfügungen richten sich an die mit der Bearbeitung befassten Beschäftigten und regeln den weiteren Bearbeitungsablauf innerhalb der Verwaltung.

Sie entfalten grundsätzlich keine Außenwirkung und sind daher von einem Verwaltungsakt zu unterscheiden.

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen beschreiben die praktische Anwendung nach der ULLA-Methode.

Erläuterung

Während eines Verwaltungsvorgangs müssen zahlreiche organisatorische Entscheidungen getroffen werden.

Hierzu gehören beispielsweise

• die Einholung von Auskünften,
• die Anforderung weiterer Unterlagen,
• die Wiedervorlage einer Akte,
• die Vorbereitung einer Titelumschreibung,
• die Veranlassung einer Vollstreckungsmaßnahme,
• die Erstellung eines Schreibens oder
• die Durchführung weiterer Bearbeitungsschritte.

Diese Maßnahmen werden durch Verfügungen gesteuert.

Die Verfügung dient damit der Organisation des Verwaltungsvorgangs und stellt sicher, dass notwendige Bearbeitungsschritte vollständig und in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden.

Die ULLA-Methode

Nach der ULLA-Methode dienen Verfügungen nicht ausschließlich der internen Arbeitsorganisation.

Sie unterstützen gleichzeitig eine einheitliche Sachbearbeitung.

Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsabläufen sorgen standardisierte Verfügungen dafür, dass Bearbeitungsschritte nicht vergessen werden und Verfahren nach einheitlichen Qualitätsstandards durchgeführt werden.

Dadurch werden sowohl neue als auch erfahrene Mitarbeitende bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

Umsetzung in ULLA

ULLA unterstützt die Sachbearbeitung durch verschiedene standardisierte Verfügungen.

Ein Beispiel hierfür ist die Titelumschreibung.

Für diesen regelmäßig wiederkehrenden Bearbeitungsvorgang stellt ULLA eine eigene Verfügung zur Verfügung. Sie unterstützt die Sachbearbeitung dabei, sämtliche erforderlichen Bearbeitungsschritte vollständig und nachvollziehbar durchzuführen.

Standardisierte Verfügungen tragen dazu bei,

• Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen,
• Bearbeitungsfehler zu vermeiden,
• die Einarbeitung neuer Mitarbeitender zu erleichtern und
• die Qualität der Sachbearbeitung dauerhaft sicherzustellen.

ULLA trifft dabei keine fachlichen Entscheidungen. Die Software unterstützt ausschließlich die organisatorische Umsetzung der von der Sachbearbeitung getroffenen Entscheidungen.

Qualitätsmerkmale

Eine Verfügung

• beschreibt die erforderliche Maßnahme eindeutig,
• ist nachvollziehbar formuliert,
• enthält gegebenenfalls Fristen oder Wiedervorlagen,
• wird Bestandteil des Verwaltungsvorgangs,
• dokumentiert den weiteren Bearbeitungsablauf.

Praxishinweis

Nicht jeder Verwaltungsvorgang benötigt eine standardisierte Verfügung.

Sie empfiehlt sich insbesondere bei Bearbeitungsschritten, die regelmäßig in gleicher oder ähnlicher Form durchgeführt werden.

Dadurch werden Arbeitsabläufe beschleunigt und gleichzeitig die Bearbeitungsqualität verbessert.

Typische Missverständnisse

• Eine Verfügung ist kein Verwaltungsakt.
• Eine Verfügung richtet sich grundsätzlich an die interne Bearbeitung.
• Eine Verfügung entfaltet regelmäßig keine Außenwirkung.
• Eine Verfügung ersetzt keinen Vermerk.
• Während der Vermerk den bisherigen Bearbeitungsverlauf dokumentiert, legt die Verfügung die nächsten Bearbeitungsschritte fest.

Merksatz

Der Vermerk dokumentiert die Vergangenheit.

Die Verfügung steuert die weitere Bearbeitung.

Verweise

Verwaltungsgrundlagen

• 0100 Was ist eine Akte?
• 0101 Was ist ein Verwaltungsvorgang?
• 0102 Was ist ein Vermerk?
• 0104 Was ist eine Schlusszeichnung?
• 0105 Was ist ein Verwaltungsakt?

Grundlagen

• 0017 Was ist praxisgerechte Sachbearbeitung?
• 0019 Welche Verantwortung trägt der Sachbearbeiter?
• 0020 Welche Verantwortung trägt ULLA?

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Dokument-Nr.: 0102

Titel

Was ist ein Vermerk?

Kategorie: Verwaltungsgrundlagen

Version: 1.0

Stand: 24.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Vermerk, Aktenführung, GGO, Telefonvermerk, Dokumentation, Schriftverkehr

Frage

Was ist ein Vermerk?

Kurzantwort

Ein Vermerk dokumentiert Tatsachen, Feststellungen, Überlegungen oder Bearbeitungsschritte innerhalb eines Verwaltungsvorgangs. Er dient der vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation des Verwaltungshandelns.

Definition

Nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) dient ein Vermerk der schriftlichen Dokumentation von Tatsachen, Erwägungen, Prüfungsergebnissen oder Entscheidungsvorschlägen innerhalb eines Verwaltungsvorgangs.

Er stellt sicher, dass Bearbeitungsschritte und Entscheidungsgrundlagen jederzeit nachvollzogen werden können.

Erläuterung

Während der Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs entstehen zahlreiche Informationen, die für die weitere Sachbearbeitung von Bedeutung sind, ohne dass hierfür ein Schriftstück von außen eingeht.

Hierzu gehören beispielsweise

• Telefongespräche,
• persönliche Vorsprachen,
• interne Besprechungen,
• eigene Feststellungen,
• rechtliche Überlegungen oder
• Hinweise für die weitere Bearbeitung.

Diese Informationen werden durch einen Vermerk Bestandteil der Akte und sichern die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns.

Ein Vermerk ersetzt keine Entscheidung und keinen Verwaltungsakt. Er dokumentiert den Weg dorthin.

Die ULLA-Methode

Nach der ULLA-Methode dient ein Vermerk nicht nur der Dokumentation eines Ereignisses.

Er soll einer später mit dem Verfahren befassten Person ermöglichen, den Sachverhalt, die getroffenen Feststellungen und die fachlichen Überlegungen vollständig nachzuvollziehen.

Gerade in langjährigen Unterhaltsverfahren ist der Vermerk häufig die wichtigste Informationsquelle für die weitere Bearbeitung.

Umsetzung in ULLA

ULLA stellt für die Erstellung von Vermerken einen eigenen Arbeitsbereich zur Verfügung.

Der Vermerk wird über den Menüpunkt

Schriftverkehr → Sonstiger Schriftverkehr → Vermerk

erstellt.

Die Vermerkfunktion enthält alle für eine ordnungsgemäße Dokumentation erforderlichen Angaben und sorgt für eine einheitliche Gestaltung.

Hierzu gehören insbesondere

• Datum,
• Verfasser,
• Betreff,
• Aktenzeichen,
• freier Textbereich für den Vermerkinhalt,
• automatische Zuordnung zum Verwaltungsvorgang,
• Speicherung in der elektronischen Akte.

Dadurch wird gewährleistet, dass Vermerke jederzeit wiedergefunden und im Zusammenhang mit dem jeweiligen Verwaltungsvorgang nachvollzogen werden können.

Qualitätsmerkmale

Ein guter Vermerk

• beschreibt den Sachverhalt sachlich,
• enthält nur entscheidungserhebliche Informationen,
• ist vollständig und nachvollziehbar,
• wird zeitnah erstellt,
• ist mit dem Erstellungsdatum zu versehen,
• ist vom Verfasser mit Namen oder Namenszeichen zu signieren.

Nur dadurch bleibt später nachvollziehbar,

• wann der Vermerk entstanden ist und
• wer ihn gefertigt hat.

Praxishinweis

Telefonate, persönliche Gespräche und interne Abstimmungen sollten grundsätzlich unmittelbar nach dem Ereignis dokumentiert werden.

Je länger mit der Fertigung eines Vermerks gewartet wird, desto größer ist die Gefahr, dass wichtige Einzelheiten verloren gehen.

Typische Missverständnisse

• Ein Vermerk ist kein Verwaltungsakt.
• Ein Vermerk ersetzt keine Verfügung.
• Ein Vermerk dient ausschließlich der Dokumentation.
• Auch mündliche Informationen sollten dokumentiert werden, wenn sie für die Bearbeitung von Bedeutung sind.
• Ein Vermerk ohne Datum und Signatur entspricht nicht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Aktenführung.

Merksatz

Ein guter Vermerk beantwortet vier Fragen:

Was ist geschehen?

Warum wurde dies festgehalten?

Wann wurde der Vermerk erstellt?

Von wem stammt der Vermerk?

Verweise

Verwaltungsgrundlagen

• 0100 Was ist eine Akte?
• 0101 Was ist ein Verwaltungsvorgang?
• 0103 Was ist eine Verfügung?
• 0104 Was ist eine Schlusszeichnung?
• 0105 Was ist ein Verwaltungsakt?

Grundlagen

• 0017 Was ist praxisgerechte Sachbearbeitung?
• 0019 Welche Verantwortung trägt der Sachbearbeiter?

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Dokument-Nr.: 0101

Titel: Was ist ein Verwaltungsvorgang?

Kategorie: Verwaltungsgrundlagen

Version: 1.0

Stand: 24.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Verwaltungsvorgang, Verwaltungsverfahren, Akte, Vorgang, Fallbearbeitung

Frage

Was ist ein Verwaltungsvorgang?

Kurzantwort

Ein Verwaltungsvorgang umfasst sämtliche tatsächlichen und rechtlichen Maßnahmen einer Behörde zur Bearbeitung einer konkreten Angelegenheit. Er beginnt mit dem Tätigwerden der Verwaltung und endet mit dem Abschluss der Bearbeitung.

Ausführliche Erläuterung

Ein Verwaltungsvorgang beschreibt den gesamten Ablauf der Bearbeitung eines konkreten Sachverhalts. Er umfasst alle Arbeitsschritte, die erforderlich sind, um eine Angelegenheit rechtlich und tatsächlich zu prüfen, zu bearbeiten und abzuschließen.

Zum Verwaltungsvorgang gehören insbesondere:

• die Entgegennahme und Prüfung von Anträgen oder Mitteilungen,
• die Ermittlung des entscheidungserheblichen Sachverhalts,
• die Einholung erforderlicher Auskünfte,
• die rechtliche Bewertung,
• die Dokumentation der Bearbeitung,
• der gesamte Schriftverkehr,
• die Entscheidung sowie deren Umsetzung.

Die Akte dient dabei als Dokumentation des Verwaltungsvorgangs. Sie enthält sämtliche Unterlagen, die den Ablauf und die getroffenen Entscheidungen nachvollziehbar machen.

In der Unterhaltssachbearbeitung kann ein Verwaltungsvorgang über viele Jahre andauern. Während dieser Zeit werden fortlaufend neue Informationen aufgenommen, Entscheidungen dokumentiert und weitere Maßnahmen durchgeführt.

Praxishinweis

Der Verwaltungsvorgang beschreibt die Bearbeitung eines Falles.

Die Akte dokumentiert diese Bearbeitung.

Beides gehört untrennbar zusammen, ist jedoch nicht identisch.

Gesetzliche Grundlagen

Der Verwaltungsvorgang richtet sich nach den jeweils anzuwendenden gesetzlichen Vorschriften sowie den allgemeinen Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Verwaltungsführung.

Typische Missverständnisse

• Verwaltungsvorgang und Akte sind keine Synonyme.
• Der Verwaltungsvorgang ist der Bearbeitungsprozess.
• Die Akte dokumentiert diesen Prozess.
• Ein Verwaltungsvorgang endet nicht mit dem ersten Schreiben, sondern erst mit dem Abschluss der Angelegenheit.

Verweise

Verwaltungsgrundlagen

• 0100 – Was ist eine Akte?
• 0102 – Was ist ein Vermerk?
• 0103 – Was ist eine Verfügung?
• 0104 – Was ist eine Schlusszeichnung?
• 0105 – Was ist ein Verwaltungsakt?

Grundlagen

• 0017 – Was ist praxisgerechte Sachbearbeitung?
• 0019 – Welche Verantwortung trägt der Sachbearbeiter?