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Dokument-Nr.: 0221
Zuständigkeit prüfen
Kategorie: Bearbeitungsablauf
Version: 1.0
Stand: 26.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: Zuständigkeit, Bearbeitungsbeginn, Unterhaltssachbearbeitung
Frage
Warum ist die Prüfung der Zuständigkeit der erste Bearbeitungsschritt?
Kurzantwort
Vor Beginn jeder Unterhaltsbearbeitung ist zu prüfen, ob die Unterhaltssachbearbeitung für den Vorgang zuständig ist.
Nur wenn die Zuständigkeit feststeht, dürfen weitere Bearbeitungsschritte eingeleitet werden.
Erläuterung
Die Zuständigkeitsprüfung bildet die Grundlage jeder Unterhaltsbearbeitung.
Nicht jeder Leistungsfall führt automatisch zu einem Unterhaltsfall. Deshalb ist zunächst festzustellen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bearbeitung durch die Unterhaltssachbearbeitung überhaupt vorliegen.
Diese Prüfung sollte ausschließlich durch die Unterhaltssachbearbeitung erfolgen. Nur dort ist das erforderliche Fachwissen vorhanden, um frühzeitig zu erkennen, ob ein Unterhaltsanspruch dem Grunde nach in Betracht kommt oder ob gesetzliche Hinderungsgründe einer weiteren Bearbeitung entgegenstehen.
Eine sorgfältige Zuständigkeitsprüfung dient nicht nur der Rechtssicherheit, sondern auch einer wirtschaftlichen Verwaltung.
Wird die fehlende Zuständigkeit erst im weiteren Verlauf erkannt, waren sämtliche bis dahin durchgeführten Bearbeitungsschritte – beispielsweise die Vergabe eines Aktenzeichens, die Erstellung einer Rechtswahrungsanzeige oder die Einleitung weiterer Ermittlungen – regelmäßig unnötiger Verwaltungsaufwand.
Deshalb sollte die Zuständigkeit stets vor allen weiteren Maßnahmen abschließend geprüft werden.
ULLA-Grundsatz
Je früher eine fehlende Zuständigkeit erkannt wird, desto weniger unnötiger Verwaltungsaufwand entsteht. Die Zuständigkeitsprüfung ist deshalb nicht nur der erste, sondern einer der wichtigsten Bearbeitungsschritte eines Unterhaltsfalles.
Verweise
Vorheriges Dokument
- 0220 Wie wird ein Unterhaltsfall bearbeitet?
Nächster Bearbeitungsschritt
- 0222 Ausschlussgründe prüfen
Rechtliche Grundlagen
- 0200 Warum darf der Leistungsträger einen Unterhaltsanspruch geltend machen?
- 0201 Gesetzlicher Anspruchsübergang
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Dokument-Nr.: 0222
Ausschlussgründe prüfen
Kategorie: Bearbeitungsablauf
Version: 1.1
Stand: 27.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: Ausschlussgründe, Anspruchsübergang, Unterhaltsanspruch, Zuständigkeit, Wirtschaftlichkeit
Frage
Warum müssen Ausschlussgründe bereits zu Beginn der Unterhaltsbearbeitung geprüft werden?
Kurzantwort
Nicht jeder Unterhaltsanspruch kann oder darf verfolgt werden.
Deshalb ist unmittelbar nach der Zuständigkeitsprüfung festzustellen, ob gesetzliche Ausschlussgründe des Anspruchsübergangs oder unterhaltsrechtliche Ausschlussgründe vorliegen. Ist dies der Fall, endet die Unterhaltsbearbeitung und der Vorgang wird mit entsprechender Begründung an die Leistungsstelle zurückgegeben.
Erläuterung
Die Prüfung von Ausschlussgründen gehört zu den wichtigsten Aufgaben zu Beginn der Unterhaltsbearbeitung.
Bereits wenige Minuten sorgfältiger Prüfung können Stunden unnötiger Sachbearbeitung ersparen. Es wäre weder wirtschaftlich noch sachgerecht, Rechtswahrungsanzeigen zu versenden, Auskunftsersuchen zu erstellen oder umfangreiche Ermittlungen einzuleiten, wenn bereits feststeht, dass ein Unterhaltsanspruch nicht verfolgt werden kann.
Deshalb sollte vor jeder weiteren Bearbeitung geprüft werden, ob Ausschlussgründe vorliegen.
Dabei ist zwischen gesetzlichen Ausschlussgründen des Anspruchsübergangs und unterhaltsrechtlichen Ausschlussgründen zu unterscheiden. Beide können dazu führen, dass ein Unterhaltsanspruch nicht weiter verfolgt wird.
Gesetzliche Ausschlussgründe des Anspruchsübergangs
Ein gesetzlicher Anspruchsübergang kommt insbesondere nicht in Betracht, wenn
- eine Bedarfsgemeinschaft mit der unterhaltspflichtigen Person besteht (nur SGB II),
- die berechtigte Person in einem Kindschaftsverhältnis zur unterhaltspflichtigen Person steht und
- schwanger ist oder
- ihr leibliches Kind bis zur Vollendung des sechsten Lebensjahres betreut,
- Leistungen nach § 27 Abs. 3 SGB II (Zuschuss zu Unterkunftskosten für Auszubildende) erbracht werden,
- Leistungen ausschließlich als Darlehen gewährt werden,
- die unterhaltspflichtige Person selbst Leistungen nach dem SGB II oder SGB XII erhält,
- beim Elternunterhalt das jährliche Einkommen der unterhaltspflichtigen Person unter 100.000 Euro liegt (§ 94 SGB XII),
- die Leistungsgewährung beendet wurde und deshalb kein weiterer Anspruchsübergang mehr stattfindet,
- die unterhaltspflichtige Person verstorben ist und eine Inanspruchnahme der Erben ausscheidet.
Unterhaltsrechtliche Ausschlussgründe
Daneben gibt es Fallgestaltungen, in denen ein Unterhaltsanspruch nach materiellem Unterhaltsrecht regelmäßig nicht oder nicht mehr besteht.
Hierzu gehören insbesondere:
- abgeschlossene Berufsausbildung mit anschließender Leistungsaufnahme – regelmäßig keine weitere Unterhaltsbedürftigkeit gegenüber den Eltern,
- abgeschlossene Berufsausbildung und Ablauf einer angemessenen Orientierungsphase – regelmäßig keine weitere Unterhaltsbedürftigkeit,
- berechtigte Person über 25 Jahre, unverheiratet und kinderlos – regelmäßig kein Unterhaltsbedarf gegenüber den Eltern,
- Betreuungsunterhalt nach Trennung, wenn das gemeinsame Kind bereits das Grundschulalter erreicht hat und eine zumutbare Fremdbetreuung nachweislich möglich ist. Starre zeitliche Grenzen bestehen nicht; maßgeblich sind stets die Umstände des Einzelfalls.
- Trennungsunterhalt und nachehelicher Unterhalt bei bestehender Erwerbsobliegenheit. Auch hier entscheidet nicht ein bestimmtes Datum, sondern die konkrete Lebenssituation.
- Lebenspartnerschaften mit wirksamem Ausschluss eines Nachpartnerschaftsunterhalts,
- kurze Ehedauer ohne gemeinsame Kinder und ohne besondere Billigkeitsgründe.
Praxishinweis
Immer wieder wird versucht, starre Zeitgrenzen anzuwenden.
Das führt häufig zu unzutreffenden rechtlichen Bewertungen. Maßgeblich sind stets die tatsächlichen Umstände des Einzelfalles und nicht schematische Fristen.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Meine Mutter kam nach einem Krankenhausaufenthalt nach Hause. Beim Abschied sagte der Arzt:
„Nach einem Jahr müssten die Schmerzen verschwunden sein.“
Dieser Satz blieb ihr im Gedächtnis.
Genau ein Jahr später stand sie bei mir in der Küche und fragte:
„Na, heute ist doch ein Jahr. Müssten die Schmerzen jetzt nicht weg sein?“
Ich sah auf die Uhr und antwortete:
„Hat der Arzt auch gesagt, um wie viel Uhr?“
Sie musste lachen.
Genau so wenig, wie Schmerzen nach exakt zwölf Monaten verschwinden, enden Unterhaltsansprüche zu einem starren Stichtag.
Entscheidend sind immer die tatsächlichen Verhältnisse des Einzelfalles.
Besonderer Hinweis
Ob Eheleute getrennt leben, richtet sich nach § 1567 BGB.
Allein unterschiedliche Wohnungen begründen weder einen Trennungsunterhaltsanspruch noch schließen sie ihn aus.
Umgekehrt kann auch innerhalb einer gemeinsamen Wohnung ein Getrenntleben vorliegen, wenn die häusliche Gemeinschaft aufgehoben wurde und mindestens ein Ehegatte die eheliche Lebensgemeinschaft erkennbar ablehnt.
ULLA-Grundsatz
Nicht jeder Unterhaltsanspruch darf verfolgt werden. Deshalb sind Ausschlussgründe stets vor jeder weiteren Sachbearbeitung zu prüfen. Werden sie frühzeitig erkannt, lassen sich unnötige Ermittlungen, Schriftverkehr und Verwaltungsaufwand vermeiden.
Weitere Bearbeitung
Liegt ein Ausschlussgrund vor, ist der Vorgang mit einer kurzen Begründung an die Leistungsstelle zurückzugeben. Hierfür stellt ULLA entsprechende Arbeitshilfen und Musterschreiben zur Verfügung.
Liegt kein Ausschlussgrund vor, wird die Unterhaltsbearbeitung fortgesetzt.
Der nächste Bearbeitungsschritt lautet:
0223 – Aktenzeichen vergeben.
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Dokument-Nr.: 0223
Das Aktenzeichen – der Fingerabdruck jedes Falls
Kategorie: Bearbeitungsablauf
Version: 1.0
Stand: 26.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: Aktenzeichen, Aktenanlage, Grunddatensatz, Unterdatensatz, ULLA
Frage
Warum erhält jeder Unterhaltsfall ein eigenes Aktenzeichen?
Kurzantwort
Jeder Unterhaltsfall erhält ein eigenes Aktenzeichen.
Es dient der eindeutigen Identifizierung des Verwaltungsvorgangs und begleitet den Fall während seiner gesamten Bearbeitungsdauer.
Erläuterung
Kommen wir nun zu einem Thema, das mehr Ordnung in Ihr Arbeitsleben bringt als so mancher Frühjahrsputz – dem Aktenzeichen.
ULLA wurde – wie vieles Gute – aus der Praxis heraus entwickelt.
Die entscheidende Frage lautete damals:
Wie lässt sich ein Unterhaltsfall dauerhaft übersichtlich und nachvollziehbar organisieren?
Die Antwort war einfach:
Mit einem einheitlichen Aktenzeichensystem.
Ein Unterhaltsfall ist immer zeitlich abgegrenzt.
Wird später erneut ein Unterhaltsanspruch auf den Leistungsträger übergeleitet, handelt es sich nicht um die Fortsetzung des bisherigen Verfahrens, sondern um einen neuen Unterhaltsfall.
Deshalb erhält jeder Unterhaltsfall ein eigenes Aktenzeichen.
Das Aktenzeichen der Leistungsstelle kann zusätzlich gespeichert werden, ersetzt jedoch niemals das ULLA-Aktenzeichen.
Das Aktenzeichen in ULLA
ULLA vergibt das Aktenzeichen automatisch.
Es besteht aus mehreren Bestandteilen.
Beispiel
24.0123 M 01
Bedeutung:
- 24 = Jahr der Aktenanlage
- 0123 = fortlaufende Aktennummer
- M = Anfangsbuchstabe der berechtigten Person
- 01 = laufende Nummer der unterhaltspflichtigen Person
Dadurch lässt sich jeder Unterhaltsfall eindeutig identifizieren.
Grund- und Unterdatensätze
Die gesamte Struktur der ULLA-Datenbank orientiert sich an der berechtigten Person.
Jede berechtigte Person erhält einen eigenen Grunddatensatz mit einem eigenen Aktenzeichen.
Unterdatensätze (01, 02, 03 usw.) dürfen ausschließlich gebildet werden, wenn dieselbe berechtigte Person gegenüber mehreren unterhaltspflichtigen Personen Ansprüche besitzt.
Dies betrifft insbesondere Fälle des § 1606 Abs. 3 BGB, in denen mehrere gleichrangige Unterhaltspflichtige anteilig haften.
Zulässiges Beispiel
24.0123 M
- 01 = Vater
- 02 = Mutter
Beide Unterdatensätze gehören zu derselben berechtigten Person.
Nicht zulässig
Kind Anna
24.0123 A
Kind Ben
24.0124 B
Hier liegen zwei unterschiedliche berechtigte Personen vor.
Für jede berechtigte Person ist deshalb ein eigener Grunddatensatz mit einem eigenen Aktenzeichen anzulegen.
Eine gemeinsame Führung unter demselben Grunddatensatz ist unzulässig.
Laufende Bearbeitung und Wiederholungsanfragen
Das Aktenzeichen bleibt während eines Unterhaltsfalles unverändert.
Änderungen der Einkommensverhältnisse, Anpassungen der Düsseldorfer Tabelle, die Geburt weiterer unterhaltsberechtigter Kinder oder sonstige Änderungen werden innerhalb dieses Unterhaltsfalles bearbeitet.
Wiederholungsanfragen stellen dagegen grundsätzlich einen neuen Unterhaltsfall dar.
Sie erhalten deshalb immer ein neues Aktenzeichen.
Dies gilt auch dann, wenn dieselbe berechtigte Person und dieselbe unterhaltspflichtige Person betroffen sind.
Jeder Anspruchsübergang wird als eigenständiger Verwaltungsvorgang behandelt und erhält deshalb ein eigenes Aktenzeichen.
Dadurch bleiben sämtliche Bearbeitungsvorgänge zeitlich sauber voneinander getrennt und auch Jahre später noch eindeutig nachvollziehbar.
Vorteile des ULLA-Systems
Das ULLA-Aktenzeichen gewährleistet:
- die eindeutige Identifizierung jedes Unterhaltsfalles,
- die saubere Trennung verschiedener berechtigter Personen,
- die eindeutige Zuordnung mehrerer unterhaltspflichtiger Personen,
- die chronologische Einordnung aller Unterhaltsfälle,
- eine schnelle Suche innerhalb der Datenbank,
- eine sichere elektronische Aktenführung,
- sowie die vollständige Nachvollziehbarkeit sämtlicher Bearbeitungsschritte.
Das Aktenzeichen der Leistungsstelle kann zusätzlich als Suchmerkmal gespeichert und beispielsweise in der automatisch erzeugten ULLA-Kartei verwendet werden.
ULLA-Grundsatz
Das Aktenzeichen ist der Fingerabdruck eines Unterhaltsfalles. Grunddatensätze werden immer nach der berechtigten Person angelegt. Unterdatensätze dienen ausschließlich der Unterscheidung mehrerer unterhaltspflichtiger Personen innerhalb desselben Unterhaltsfalles. Jeder neue Anspruchsübergang und jede Wiederholungsanfrage bilden einen neuen Unterhaltsfall und erhalten deshalb ein neues Aktenzeichen.
Verweise
Vorheriges Dokument
- 0222 Ausschlussgründe prüfen
Nächster Bearbeitungsschritt
- 0224 Besteht bereits ein Unterhaltstitel?
Weiterführende Informationen
- 0100 Was ist eine Akte?
- 0101 Was ist ein Verwaltungsvorgang?
- 0102 Was ist ein Vermerk?
- 0103 Was ist eine Verfügung?
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Dokument-Nr.: 0224
Besteht bereits ein Unterhaltstitel?
Kategorie: Bearbeitungsablauf
Version: 1.0
Stand: 26.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: Unterhaltstitel, Rechtswahrungsanzeige, Titelprüfung, Anspruchsübergang
Frage
Warum muss bereits zu Beginn der Unterhaltsbearbeitung geprüft werden, ob ein Unterhaltstitel besteht?
Kurzantwort
Nach Abschluss der Vorprüfung ist festzustellen, ob gegen die unterhaltspflichtige Person bereits ein wirksamer Unterhaltstitel besteht.
Von dieser Feststellung hängt der weitere Bearbeitungsablauf ab.
Erläuterung
Nachdem
- die Zuständigkeit festgestellt wurde,
- Ausschlussgründe ausgeschlossen sind und
- ein Aktenzeichen vergeben wurde,
ist als nächster Bearbeitungsschritt zu prüfen, ob bereits ein Unterhaltstitel besteht.
Als Unterhaltstitel kommen insbesondere in Betracht:
- Jugendamtsurkunden,
- gerichtliche Beschlüsse,
- Urteile,
- Prozessvergleiche,
- notarielle Urkunden sowie
- sonstige vollstreckbare Titel.
Bereits an dieser Stelle entscheidet sich der weitere Bearbeitungsweg.
Es besteht bereits ein Unterhaltstitel
Liegt ein Unterhaltstitel vor, ist zunächst zu prüfen,
- gegen wen sich der Titel richtet,
- für welche berechtigte Person er gilt,
- welchen Zeitraum er umfasst,
- in welcher Höhe Unterhalt tituliert wurde,
- ob der Titel noch wirksam ist und
- ob der titulierte Unterhalt tatsächlich erfüllt wird.
Rechtswahrungsanzeige bei bestehendem Unterhaltstitel
Ein vorhandener Unterhaltstitel schließt eine Rechtswahrungsanzeige nicht grundsätzlich aus.
Zunächst ist festzustellen, ob die unterhaltspflichtige Person den titulierten Unterhalt vollständig und regelmäßig erfüllt.
Wird der titulierte Unterhalt vollständig und regelmäßig gezahlt, besteht regelmäßig keine Veranlassung, eine Rechtswahrungsanzeige zu versenden.
Wird der titulierte Unterhalt dagegen nicht oder nicht vollständig erfüllt, ist eine Rechtswahrungsanzeige erforderlich.
Dadurch wird die unterhaltspflichtige Person über den gesetzlichen Anspruchsübergang informiert und darauf hingewiesen, dass künftig der übergegangene Unterhaltsanspruch gegenüber dem Leistungsträger zu erfüllen ist.
Muss der Titel abgeändert werden?
Ein vorhandener Unterhaltstitel bedeutet nicht automatisch, dass eine Abänderung geprüft oder beantragt werden muss.
Voraussetzung hierfür sind konkrete Anhaltspunkte, dass sich die maßgeblichen Verhältnisse wesentlich geändert haben.
Diese Hinweise stammen in der Praxis regelmäßig von der berechtigten Person, beispielsweise weil ihr bekannt geworden ist, dass sich die Einkommens- oder Lebensverhältnisse der unterhaltspflichtigen Person verbessert haben.
Ohne einen solchen konkreten Anlass besteht regelmäßig keine Veranlassung, ein Abänderungsverfahren einzuleiten.
Liegen entsprechende Hinweise vor, sollte geprüft werden,
- ob sich diese Hinweise bestätigen,
- ob eine Neuberechnung voraussichtlich zu einem höheren Unterhaltsanspruch führen würde und
- ob der zu erwartende Erfolg den Aufwand eines gerichtlichen Abänderungsverfahrens rechtfertigt.
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten führen Überprüfungen häufig nicht zu einer Erhöhung des Unterhalts. Teilweise wäre sogar eine Herabsetzung des titulierten Unterhalts zu erwarten.
Ein gerichtliches Abänderungsverfahren kann deshalb im Einzelfall unwirtschaftlich sein.
Es besteht kein Unterhaltstitel
Liegt kein Unterhaltstitel vor, beginnt die Anspruchsverfolgung.
In diesen Fällen ist zunächst eine Rechtswahrungsanzeige erforderlich. Daran schließt sich regelmäßig ein öffentlich-rechtliches Auskunftsersuchen gegenüber der unterhaltspflichtigen Person an.
Die rechtlichen Grundlagen sowie die praktische Durchführung dieser Bearbeitungsschritte sind bereits in den folgenden Dokumenten beschrieben:
- 0202
- 0203
- 0204
Nach Abschluss dieser vorbereitenden Maßnahmen wird die Unterhaltsbearbeitung entsprechend dem weiteren Bearbeitungsablauf fortgesetzt.
ULLA-Grundsatz
Ein vorhandener Unterhaltstitel beendet die Prüfung nicht. Entscheidend ist, ob der titulierte Unterhalt tatsächlich erfüllt wird. Erst danach entscheidet sich der weitere Bearbeitungsweg.
Verweise
Vorheriges Dokument
- 0223 Aktenzeichen vergeben