- Details
- Zugriffe: 1
Dokument-Nr.: 0042
Welche Funktionen bietet die digitale e-Akte?
Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen
Version: 1.0
Stand: 28.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: e-Akte, Dokumente, externe Dokumente, interne Dokumente, Dokumentenarten, Dokumentenbezeichnung, Schuldtitel
Frage
Welche Möglichkeiten bietet die digitale e-Akte bei der Verwaltung von Dokumenten?
Kurzantwort
Die digitale e-Akte verwaltet sowohl extern eingegangene Dokumente als auch den innerhalb von ULLA erzeugten Schriftverkehr. Sämtliche Dokumente werden dem jeweiligen Unterhaltsfall zugeordnet und können bei Bedarf individuell bezeichnet und verwaltet werden.
Erläuterung
Externe Dokumente
In der täglichen Sachbearbeitung gehen zahlreiche Dokumente von Dritten ein.
Hierzu gehören beispielsweise:
- Schreiben der Beteiligten,
- gerichtliche Entscheidungen,
- Auskünfte,
- Nachweise,
- Bescheide,
- sonstige eingehende Unterlagen.
Diese Dokumente können als externe Dokumente in der digitalen e-Akte gespeichert und unmittelbar dem jeweiligen Unterhaltsfall zugeordnet werden.
Interne Dokumente
Neben eingehenden Unterlagen verwaltet die digitale e-Akte auch den innerhalb von ULLA erzeugten Schriftverkehr.
Hierzu gehören insbesondere die mit ULLA erstellten Schreiben und sonstigen Dokumente, die unmittelbar aus dem Programm heraus erzeugt werden.
Dadurch stehen sowohl der eingegangene als auch der ausgehende Schriftverkehr vollständig innerhalb der digitalen e-Akte zur Verfügung.
Individuelle Dokumentenbezeichnungen
Die Bezeichnungen der gespeicherten Dokumente können bei Bedarf individuell angepasst werden.
Dadurch lässt sich die Dokumentenverwaltung an die organisatorischen Anforderungen der jeweiligen Behörde anpassen und die Übersicht innerhalb der e-Akte verbessern.
Speicherung vollstreckbarer Schuldtitel
Auch vollstreckbare Schuldtitel können in der digitalen e-Akte gespeichert werden.
Die digitale Speicherung ersetzt jedoch nicht die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Soweit gesetzliche Vorschriften die Aufbewahrung des Originals verlangen, darf dieses nach der Digitalisierung nicht vernichtet werden. Die Entscheidung über die Aufbewahrung richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen und behördlichen Vorgaben.
Praxishinweis
Die digitale e-Akte dient der schnellen Verfügbarkeit sämtlicher fallbezogener Unterlagen.
Vor der Vernichtung von Originaldokumenten – insbesondere vollstreckbarer Schuldtitel – ist stets zu prüfen, ob gesetzliche oder behördliche Aufbewahrungspflichten einer Vernichtung entgegenstehen.
Verwandte Wissensartikel
- 0040 – Welche Funktionen bietet ULLA?
- 0041 – Was ist die digitale e-Akte?
- 0043 – Wie unterstützt die digitale e-Akte die tägliche Sachbearbeitung?
- Details
- Zugriffe: 1
Dokument-Nr.: 0041
Was ist die digitale e-Akte?
Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen
Version: 1.0
Stand: 28.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: e-Akte, digitale Akte, PDF, Dokumentenverwaltung, PDF-Abgleich, Backend, Dokumententabelle, ULLA
Frage
Was versteht ULLA unter der digitalen e-Akte und wie ist sie aufgebaut?
Kurzantwort
Die digitale e-Akte ist die integrierte Dokumentenverwaltung von ULLA. Sie ermöglicht die fallbezogene Speicherung und Verwaltung sämtlicher Dokumente eines Unterhaltsfalles. Dabei werden die Dokumente außerhalb der Datenbank in einem PDF-Ordner gespeichert, während ULLA die Zuordnung und Verwaltung der Dokumente über eine eigene Dokumententabelle übernimmt.
Erläuterung
Die digitale e-Akte
Die digitale e-Akte ist ein fester Bestandteil von ULLA und keine eigenständige Zusatzsoftware.
Sie begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Unterhaltsfalles – von der Aktenanlage bis zum Abschluss des Verfahrens. Sämtliche Dokumente können unmittelbar dem jeweiligen Unterhaltsfall zugeordnet und jederzeit wieder aufgerufen werden.
Dadurch stehen alle fallbezogenen Unterlagen zentral an einer Stelle zur Verfügung.
Aufbau der digitalen e-Akte
Die digitale e-Akte besteht aus zwei miteinander verbundenen Bestandteilen:
- dem PDF-Ordner, in dem die Dokumente physisch gespeichert werden,
- der Dokumententabelle innerhalb der ULLA-Datenbank, welche die Verknüpfungen zu den gespeicherten Dokumenten verwaltet.
Die Dokumententabelle enthält die Informationen, die erforderlich sind, um jedes Dokument eindeutig einem Unterhaltsfall zuzuordnen und direkt aus ULLA heraus aufzurufen.
Automatische Anlage des PDF-Ordners
Beim erstmaligen Speichern eines Dokumentes prüft ULLA automatisch, ob der vorgesehene PDF-Ordner bereits vorhanden ist.
Ist dies nicht der Fall, wird der Ordner automatisch angelegt. Eine manuelle Einrichtung ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Kontrolle der digitalen e-Akte
Da die Dokumente außerhalb der Datenbank gespeichert werden, müssen Dokumentenbestand und Datenbankeinträge dauerhaft übereinstimmen.
Hierzu stellt ULLA einen PDF-Abgleich zur Verfügung.
Mit diesem kann überprüft werden,
- ob zu jedem Datenbankeintrag das zugehörige Dokument vorhanden ist,
- ob sich Dokumente im PDF-Ordner befinden, die keinem Datensatz mehr zugeordnet sind,
- ob Verknüpfungen oder Dokumente fehlen.
Der PDF-Abgleich dient damit der regelmäßigen Kontrolle der digitalen e-Akte und unterstützt die Sicherstellung eines konsistenten Datenbestandes.
Besonderheiten beim Umzug des Backends
Wird das ULLA-Backend auf einen anderen Server oder in ein anderes Verzeichnis verschoben, muss auch der PDF-Ordner an denselben Speicherort übernommen werden.
Anschließend ist die Backend-Verknüpfung neu einzurichten.
Nach dem Umzug empfiehlt sich die Durchführung eines PDF-Abgleichs, um die vollständige Zuordnung aller Dokumente zu überprüfen.
Praxishinweis
Die digitale e-Akte besteht immer aus dem Zusammenspiel von Dokumententabelle und PDF-Ordner. Beide Bestandteile bilden gemeinsam die vollständige elektronische Akte.
Bei Änderungen des Speicherortes sollten deshalb stets sowohl das Backend als auch der zugehörige PDF-Ordner gemeinsam übernommen und anschließend die Funktion der digitalen e-Akte überprüft werden.
Verwandte Wissensartikel
- 0040 – Welche Funktionen bietet ULLA?
- 0042 – Welche Funktionen bietet die digitale e-Akte?
- 0043 – Wie unterstützt die digitale e-Akte die tägliche Sachbearbeitung?