0080-Welche Auswertungen und Controllingfunktionen stellt ULLA zur Verfügung?

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Dokument-Nr.: 0080

Welche Auswertungen und Controlling-Funktionen stellt ULLA zur Verfügung?

Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen

Version: 1.0

Stand: 28.07.2026

Autor: Martin Gensert 

Schlagwörter: Auswertungen, Controlling, Statistik, Leitung, Fachaufsicht, Personalbedarf, ULLA

Frage

Welche Auswertungen stellt ULLA zur Unterstützung der Sachbearbeitung und der Leitung einer Unterhaltsstelle bereit?

Kurzantwort

ULLA verfügt über zahlreiche Auswertungs- und Controllingfunktionen. Sie unterstützen die tägliche Sachbearbeitung, die Fachaufsicht sowie die organisatorische und fachliche Leitung einer Unterhaltsstelle.

Erläuterung

Auswertungen für die tägliche Praxis

Die in ULLA gespeicherten Daten werden nicht ausschließlich für die Fallbearbeitung genutzt.

Aus den einmal erfassten Informationen können zahlreiche Auswertungen erstellt werden, ohne dass hierfür zusätzliche Datenerfassungen erforderlich sind.

Dadurch stehen jederzeit aktuelle Übersichten für die Sachbearbeitung, die Fachaufsicht und die Behördenleitung zur Verfügung.

Unterstützung der Fachaufsicht

ULLA unterstützt die Fachaufsicht durch Auswertungen dokumentierter Prüfungen sowie durch stichprobenartige Kontrollmöglichkeiten.

Hierdurch kann die Qualität der Fallbearbeitung nachvollziehbar dokumentiert und ausgewertet werden.

Controlling und Organisation

Darüber hinaus stellt ULLA zahlreiche Auswertungen zur organisatorischen Steuerung einer Unterhaltsstelle bereit.

Hierzu gehören beispielsweise:

  • Auswertungen zur Senkung passiver Leistungen,
  • Personalbedarfsfeststellungen,
  • Forderungs- und Zahlungsauswertungen,
  • Jahresübersichten,
  • Auswertungen zu Widerspruchs- und Gerichtsverfahren,
  • sowie weitere organisatorische und statistische Übersichten.

Praxisorientierte Auswertungen

Alle Auswertungen basieren ausschließlich auf den bereits in ULLA vorhandenen Daten.

Eine gesonderte Datenerfassung ist hierfür grundsätzlich nicht erforderlich.

Dadurch stehen jederzeit aktuelle und nachvollziehbare Auswertungen zur Verfügung, die den tatsächlichen Bearbeitungsstand widerspiegeln.

Praxishinweis

Die Auswertungen dienen nicht nur der Erstellung von Berichten.

Sie unterstützen die Qualitätssicherung, organisatorische Entscheidungen sowie die Planung und Steuerung der täglichen Arbeit innerhalb einer Unterhaltsstelle.

Viele Auswertungen beruhen auf langjährigen praktischen Erfahrungen und wurden speziell für die Anforderungen der Unterhaltssachbearbeitung entwickelt.

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0072-Wie werden Fachaufsichtsprüfungen ausgewertet?

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Dokument-Nr.: 0072

Wie werden Fachaufsichtsprüfungen ausgewertet?

Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen

Version: 1.0

Stand: 28.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Fachaufsicht, Auswertung, Übersichtsmanager, Teamleiter, Bericht, Zufallsauswahl, Qualitätsmanagement

Frage

Wie können dokumentierte Fachaufsichtsprüfungen in ULLA ausgewertet werden?

Kurzantwort

ULLA stellt verschiedene Auswertungsmöglichkeiten für dokumentierte Fachaufsichtsprüfungen bereit. Diese dienen der Qualitätssicherung, der Nachvollziehbarkeit durchgeführter Prüfungen sowie der Unterstützung der fachlichen Leitung einer Unterhaltsstelle.

Erläuterung

Auswertung über den Übersichtsmanager

Die Auswertung der dokumentierten Fachaufsichtsprüfungen erfolgt über den Übersichtsmanager.

Der Zugriff auf diese Auswertungen ist ausschließlich mit dem Teamleiterpasswort möglich.

Dadurch ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf die Ergebnisse der Fachaufsicht zugreifen können.

Zeitliche Auswertungen

Die Berichte können über frei wählbare Zeiträume erstellt werden.

Hierzu werden vor der Berichtsausgabe die gewünschten Auswertungszeiträume festgelegt.

Dadurch können beispielsweise

  • Monatsauswertungen,
  • Quartalsauswertungen,
  • oder Jahresübersichten

erstellt werden.

Zufallsauswahl

Zur Unterstützung regelmäßiger Qualitätskontrollen verfügt ULLA über eine Zufallsauswahl.

Dabei werden automatisch zehn zufällig ausgewählte Datensätze für eine Fachaufsichtsprüfung vorgeschlagen.

Diese Funktion unterstützt eine objektive und gleichmäßige Durchführung stichprobenartiger Fachaufsichtsprüfungen.

Unterstützung der Qualitätssicherung

Die Auswertungen dienen nicht der Kontrolle einzelner Beschäftigter.

Sie unterstützen vielmehr

  • die Einhaltung einheitlicher Bearbeitungsstandards,
  • die Dokumentation durchgeführter Fachaufsichtsprüfungen,
  • die Nachvollziehbarkeit fachlicher Entscheidungen
  • sowie die kontinuierliche Qualitätssicherung innerhalb der Unterhaltsstelle.

Praxishinweis

Regelmäßig durchgeführte und dokumentierte Fachaufsichtsprüfungen erleichtern die Qualitätssicherung und schaffen eine nachvollziehbare Dokumentation der fachlichen Leitung.

Die Zufallsauswahl eignet sich besonders für stichprobenartige Prüfungen, ohne dass einzelne Fälle gezielt ausgewählt werden müssen.

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0071-Wie wird eine Fachaufsichtsprüfung dokumentiert?

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Dokument-Nr.: 0071

Wie wird eine Fachaufsichtsprüfung dokumentiert?

Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen

Version: 1.0

Stand: 28.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Fachaufsicht, Qualitätskontrolle, Dokumentation, Teamleiter, Vertreter, Prüfart

Frage

Wie werden Fachaufsichtsprüfungen in ULLA dokumentiert?

Kurzantwort

ULLA ermöglicht die Dokumentation durchgeführter Fachaufsichtsprüfungen unmittelbar im jeweiligen Unterhaltsfall. Dabei werden die prüfende Person, das Prüfdatum, die Art der Prüfung sowie das Prüfergebnis gespeichert.

Erläuterung

Dokumentation der Fachaufsicht

Nach Durchführung einer Fachaufsichtsprüfung wird diese unmittelbar dem jeweiligen Unterhaltsfall zugeordnet.

Hierzu werden folgende Angaben erfasst:

Geprüft durch

Die Fachaufsichtsprüfung kann dem

  • Teamleiter
  • oder dessen Vertreter

zugeordnet werden.

Die Auswahl erfolgt aus der hinterlegten Auswahlliste.

Prüfdatum

Das Prüfdatum dokumentiert den Zeitpunkt der durchgeführten Fachaufsichtsprüfung.

Durch einen Doppelklick in das Datumsfeld wird automatisch das aktuelle Tagesdatum übernommen.

Eine manuelle Eingabe des Datums ist ebenfalls möglich.

Prüfart

Die Art der Fachaufsichtsprüfung wird aus einer Auswahlliste ausgewählt.

Je nach Anlass stehen unter anderem folgende Prüfarten zur Verfügung:

  • Allgemeine Fachaufsicht
  • Rückübertragung
  • Einleitung TU
  • Einleitung OWiG-Verfahren
  • Schriftverkehr Gericht/Gegner
  • Niederschlagungen
  • Besondere Schlusszeichnung
  • Entscheidungszuschrift
  • Einstellung

Ergebnis

Das Ergebnis der Fachaufsichtsprüfung wird abschließend dokumentiert.

Hierzu stehen die Auswahlmöglichkeiten

  • OK
  • Nicht OK

zur Verfügung.

Zweck der Dokumentation

Durch die Speicherung der Fachaufsichtsprüfung bleibt jederzeit nachvollziehbar,

  • wer die Prüfung durchgeführt hat,
  • wann sie durchgeführt wurde,
  • aus welchem Anlass sie erfolgte,
  • und mit welchem Ergebnis sie abgeschlossen wurde.

Die gespeicherten Angaben bilden zugleich die Grundlage für die späteren Auswertungen innerhalb der Fachaufsicht.

Praxishinweis

Dokumentieren Sie Fachaufsichtsprüfungen möglichst unmittelbar nach Abschluss der Prüfung.

Die automatische Übernahme des aktuellen Datums per Doppelklick erleichtert die schnelle Erfassung und unterstützt eine vollständige Dokumentation der durchgeführten Fachaufsicht.

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0070-Was ist die Fachaufsicht?

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Dokument-Nr.: 0070

Was ist die Fachaufsicht?

Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen

Version: 1.0

Stand: 28.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Fachaufsicht, Qualitätskontrolle, Qualitätssicherung, Teamleiter, Passwortschutz, ULLA

Frage

Welche Aufgaben erfüllt die Fachaufsicht in ULLA?

Kurzantwort

Die Fachaufsicht unterstützt die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, einheitlichen und qualitativ hochwertigen Sachbearbeitung. Sie ermöglicht die Dokumentation durchgeführter Fachaufsichtsprüfungen sowie deren spätere Auswertung. Der Zugriff auf diesen Programmteil ist passwortgeschützt und ausschließlich berechtigten Benutzern möglich.

Erläuterung

Ziel der Fachaufsicht

Die Fachaufsicht dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und einheitlichen Aufgabenerledigung.

Sie unterstützt die Einhaltung fachlicher Standards, hilft Bearbeitungsfehler frühzeitig zu erkennen und trägt zur kontinuierlichen Qualitätssicherung der Sachbearbeitung bei.

Die Fachaufsicht ist keine Mitarbeiterkontrolle.

Zwar werden im Rahmen der Fachaufsicht einzelne Fälle überprüft, Ziel ist jedoch nicht die Kontrolle einzelner Beschäftigter, sondern die Sicherstellung einer rechtmäßigen, vollständigen und qualitativ hochwertigen Aufgabenerledigung.

Die in ULLA integrierte Fachaufsicht unterstützt diesen Prozess durch die Dokumentation der durchgeführten Prüfungen sowie durch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten.

Passwortgeschützter Programmteil

Die Fachaufsicht gehört – ebenso wie die Maske „Widersprüche“ – zu den besonders geschützten Programmteilen von ULLA.

Der Zugriff ist ausschließlich nach Eingabe des entsprechenden Passwortes möglich.

Die Schaltfläche zum Aufruf befindet sich im Formularfuß und steht nur im Bearbeitungsmodus zur Verfügung.

Dokumentation der Fachaufsicht

Durchgeführte Fachaufsichtsprüfungen können unmittelbar dem jeweiligen Unterhaltsfall zugeordnet werden.

Dadurch bleibt nachvollziehbar,

  • wann eine Prüfung durchgeführt wurde,
  • welcher Fall geprüft wurde,
  • und welche Feststellungen im Rahmen der Fachaufsicht getroffen wurden.

Welche einzelnen Prüfkriterien dokumentiert werden können, beschreibt der nachfolgende Wissensartikel.

Auswertung der Fachaufsicht

Die erfassten Fachaufsichtsprüfungen können über den Übersichtsmanager ausgewertet werden.

Für die Anzeige der Auswertungen ist das Teamleiterpasswort erforderlich.

Die Auswertungen ermöglichen einen Überblick über die durchgeführten Fachaufsichtsprüfungen und unterstützen die Qualitätssicherung innerhalb des Teams.

Zufallsauswahl

Zur Unterstützung stichprobenartiger Fachaufsichtsprüfungen stellt ULLA eine Zufallsauswahl zur Verfügung.

Dabei werden automatisch zehn zufällig ausgewählte Datensätze vorgeschlagen.

Diese Funktion unterstützt eine objektive und gleichmäßige Auswahl der zu prüfenden Fälle.

Berichtsausgabe

Die Ergebnisse der Fachaufsicht können in Form von Berichten ausgegeben werden.

Vor der Erstellung eines Berichtes kann der Auswertungszeitraum über entsprechende Parameter festgelegt werden.

Praxishinweis

Die Fachaufsicht unterstützt eine nachvollziehbare Dokumentation und Auswertung durchgeführter Fallprüfungen.

Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Prüfkriterien sowie der Auswertungsmöglichkeiten finden Sie im Kundenzugang der MWPKomSoft-Homepage im Schulungsbereich.

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0063-Welche Übersichten und Folgewirkungen bietet die Einnahmeverwaltung?

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Dokument-Nr.: 0063

Welche Übersichten und Folgewirkungen bietet die Einnahmeverwaltung?

Kategorie: ULLA – Bedienung und Funktionen

Version: 1.0

Stand: 28.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Einnahmeverwaltung, Zahlungen, Forderungen, Zahlungsübersicht, Forderungsübersicht, § 367 BGB, Schriftverkehr, ULLA

Frage

Welche Übersichten stellt die Einnahmeverwaltung zur Verfügung und wie werden die erfassten Zahlungen weiterverwendet?

Kurzantwort

ULLA stellt verschiedene Übersichten über Forderungen und Zahlungseingänge zur Verfügung. Die einmal erfassten Zahlungen dienen jedoch nicht nur der Dokumentation, sondern werden auch automatisch in den entsprechenden Programmfunktionen und im standardisierten Schriftverkehr berücksichtigt.

Erläuterung

Übersicht „Zahlungen“

Über die Schaltfläche „Zahlungen“ in der Maske „Pflichtiger“ erhalten Sie eine vollständige Übersicht aller zum jeweiligen Unterhaltsfall erfassten Zahlungsvorgänge.

Die Übersicht enthält unter anderem

  • das Zahlungsdatum,
  • den Gesamtbetrag der Zahlung,
  • die auf Kosten entfallenden Beträge,
  • die auf Zinsen entfallenden Beträge,
  • die auf laufende Forderungen gebuchten Beträge,
  • die auf Nachzahlungen gebuchten Beträge,
  • sowie das jeweilige Buchungsdatum.

Die Übersicht dient ausschließlich der Information und Kontrolle.

Eine Änderung der Zahlungsdaten ist hier nicht vorgesehen.

Übersicht „Forderungen“

Über die Schaltfläche „Forderungen“ in der Maske „Pflichtiger“ erhalten Sie eine Übersicht über den aktuellen Stand der Forderungen des jeweiligen Unterhaltsfalles.

Auch diese Übersicht dient ausschließlich der Information und Kontrolle.

Eine Bearbeitung oder Änderung der Forderungsdaten ist hier nicht möglich.

Gesetzliche Tilgungsreihenfolge nach § 367 BGB

Die Verbuchung eingehender Zahlungen erfolgt unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben des § 367 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Reicht eine Zahlung nicht aus, um die gesamte Forderung zu erfüllen, erfolgt die Tilgung grundsätzlich in folgender Reihenfolge:

  1. Kosten
  2. Zinsen
  3. Hauptforderung

Bestimmt der Schuldner eine andere Tilgungsreihenfolge, kann der Gläubiger die Annahme der Leistung gemäß § 367 Absatz 2 BGB ablehnen.

Diese gesetzliche Regelung berücksichtigt ULLA bei der Verbuchung der Zahlungseingänge.

Buchungslogik von ULLA

Die gesetzliche Tilgungsreihenfolge nach § 367 BGB ist von der Verteilung einer Zahlung auf laufende Forderungen und Nachzahlungen zu unterscheiden.

Sind laufende Forderungen für das Zahlungsdatum hinterlegt, wird der erfasste Betrag zunächst auf die laufende Forderung gebucht, ein möglicher Rest auf die Nachzahlung.

Erst innerhalb der jeweiligen Forderung erfolgt die Tilgung entsprechend § 367 BGB.

Berücksichtigung im Schriftverkehr

Die in der Einnahmeverwaltung erfassten Zahlungen stehen automatisch auch den weiteren Programmfunktionen von ULLA zur Verfügung.

Bereits geleistete Zahlungen werden – soweit dies für das jeweilige Schreiben erforderlich ist – automatisch berücksichtigt.

Dies gilt insbesondere für

  • Mahnungen,
  • Ratenzahlungsvereinbarungen,
  • Zahlungsaufforderungen,
  • Forderungsübersichten,
  • sowie weitere Schreiben, die auf den aktuellen Forderungsstand Bezug nehmen.

Dadurch wird sichergestellt, dass der Schriftverkehr stets auf dem aktuellen Stand der gespeicherten Zahlungsdaten basiert.

Wie sämtliche Programmfunktionen folgt auch die Einnahmeverwaltung dem Grundsatz von ULLA:

„Einmal erfassen – mehrfach nutzen.“

Praxishinweis

Die Übersichten „Zahlungen“ und „Forderungen“ dienen ausschließlich der Information und Kontrolle.

Änderungen an den Zahlungsdaten können ausschließlich innerhalb der Einnahmeverwaltung vorgenommen werden.

Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen sowie Bildschirmabbildungen finden Sie im Kundenzugang der MWPKomSoft-Homepage im Schulungsbereich.

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