Dokument-Nr.: 0027

Welche Administratoraufgaben sind regelmäßig erforderlich?

Kategorie: ULLA – Installation und Technik

Version: 1.0

Stand: 28.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Administrator, Wartung, Datensicherung, Komprimierung, Backend, Benutzersteuerung, AdminInfos

Frage

Welche Aufgaben sollten Administratoren regelmäßig durchführen, um einen sicheren und störungsfreien Betrieb von ULLA sicherzustellen?

Kurzantwort

Neben der Installation und Ersteinrichtung sind regelmäßig verschiedene Wartungs- und Administrationsarbeiten erforderlich. Hierzu gehören insbesondere die Datensicherung, die regelmäßige Komprimierung des Backends sowie die Pflege der Benutzersteuerung. Durch diese Maßnahmen bleibt ULLA dauerhaft leistungsfähig und betriebssicher.

Erläuterung

Datensicherung

Die Datensicherung sollte entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Behörde regelmäßig durchgeführt werden.

Neben dem ULLA-Backend sollten auch die Dokumente der digitalen Akte sowie gegebenenfalls weitere zugehörige Verzeichnisse in die Datensicherung einbezogen werden.

Komprimierung des Backends

Da Microsoft Access gelöschten Speicherplatz nicht automatisch freigibt, sollte das Backend regelmäßig komprimiert werden.

Durch die Komprimierung werden ungenutzte Speicherbereiche freigegeben, die Datenbank reorganisiert und die Leistungsfähigkeit dauerhaft erhalten.

Für diesen Zweck hat MWPKomSoft allen Anwendern ein spezielles Komprimierungstool zur Verfügung gestellt.

Sollte dieses Tool nicht mehr vorhanden sein, kann es jederzeit bei MWPKomSoft erneut angefordert werden.

Benutzersteuerung

Änderungen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie bei den Kommunikationsdaten der Dienststelle sollten zeitnah in der Benutzersteuerung nachgeführt werden.

Hierzu gehören insbesondere:

neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
ausgeschiedene Beschäftigte,
Änderungen der Kommunikationsdaten,
Änderungen der Zuständigkeiten.

Systempflege

Änderungen der Serverstruktur, des Speicherortes des Backends oder der Microsoft-Access-Installation sollten dokumentiert und nach Durchführung überprüft werden.

Nach einem Umzug des Backends ist die Backend-Verknüpfung entsprechend neu einzurichten.

Praxishinweis

MWPKomSoft empfiehlt, das bereitgestellte Komprimierungstool mindestens zweimal monatlich auszuführen.

Während der Komprimierung darf kein anderer Anwender auf das Backend zugreifen.

Für die regelmäßige Komprimierung des Backends hat MWPKomSoft allen Anwendern ein spezielles Komprimierungstool zur Verfügung gestellt. Sollte dieses Tool nicht mehr vorhanden sein, kann es jederzeit bei MWPKomSoft erneut angefordert werden.

Weitere Hinweise zu administrativen Funktionen enthält das Dokument „AdminInfos“.

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