Dokument-Nr.: 0104

Was bedeutet Schlusszeichnung?

Kategorie: Verwaltungsgrundlagen

Version: 1.1

Stand: 25.07.2026

Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Schlusszeichnung, Zeichnung, Mitzeichnung, GGO, Verfügung, Schriftverkehr

Frage

Was bedeutet Schlusszeichnung?

Kurzantwort

Die Schlusszeichnung ist die abschließende Freigabe eines Schriftstücks durch die zeichnungsberechtigte Person. Mit ihr wird bestätigt, dass der Vorgang geprüft wurde und das Schriftstück versandt oder die Entscheidung umgesetzt werden kann.

Rechtsgrundlage

Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO)

Definition nach der GGO

Nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) dient die Schlusszeichnung der abschließenden Freigabe eines Schriftstücks. Sie dokumentiert, dass die zeichnungsberechtigte Person die Verantwortung für den Inhalt übernimmt und der Vorgang abgeschlossen ist.

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen beschreiben die praktische Anwendung in der öffentlichen Verwaltung.

Erläuterung

Während der Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs entstehen zahlreiche Bearbeitungsschritte.

Diese werden regelmäßig durch Verfügungen dokumentiert.

Jede Verfügung kann bereits während der Bearbeitung vom jeweiligen Bearbeiter mit seinem Kurzzeichen und dem Datum versehen werden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer einen Bearbeitungsschritt veranlasst oder durchgeführt hat.

Die Schlusszeichnung erfolgt dagegen erst nach Abschluss der Bearbeitung.

Sie dokumentiert die abschließende fachliche Prüfung und die Freigabe des ausgehenden Schriftstücks.

Sind mehrere Personen an der Schlusszeichnung beteiligt, erfolgt diese entsprechend der jeweiligen Zeichnungsbefugnis und der organisatorischen Verantwortung innerhalb der Behörde.

Das Datum des ausgehenden Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen. Erst mit dieser Schlusszeichnung erhält das Schreiben seine endgültige Freigabe und sein Ausfertigungsdatum.

Verwaltungsablauf

Verfügungen dokumentieren die einzelnen Bearbeitungsschritte eines Verwaltungsvorgangs.

Der letzte Verfügungspunkt regelt die weitere Behandlung des Vorgangs.

Hierzu werden regelmäßig folgende Verfügungen verwendet:

• Wv. am … (Wiedervorlage zu einem bestimmten Termin)
• z. V. (zum Vorgang)
• z. d. A. (zu den Akten)

Erst nach Abschluss der Verfügung erfolgt die Schlusszeichnung.

Umsetzung in ULLA

ULLA erstellt den Schriftverkehr auf Grundlage der gespeicherten Falldaten.

Während der Bearbeitung können Verfügungen mit den jeweiligen Bearbeitungsvermerken dokumentiert werden.

Die einzelnen Verfügungen werden regelmäßig mit Kurzzeichen und Datum des Bearbeiters versehen.

Wiedervorlagen können in ULLA komfortabel dokumentiert und verwaltet werden. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann ein Vorgang erneut vorzulegen oder weiterzubearbeiten ist.

Die Schlusszeichnung erfolgt entsprechend den organisatorischen Regelungen der jeweiligen Behörde.

Das Datum des ausgehenden Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen.

Qualitätsmerkmale

Eine ordnungsgemäße Schlusszeichnung

• erfolgt erst nach Abschluss der Bearbeitung,
• setzt die vollständige fachliche Prüfung voraus,
• dokumentiert die Verantwortlichkeit der zeichnungsberechtigten Person,
• erfolgt entsprechend der Zeichnungsbefugnis,
• macht den Freigabeprozess nachvollziehbar.

Bedeutung für die Praxis

Die Schlusszeichnung bildet den Abschluss des behördeninternen Bearbeitungsprozesses.

Erst mit ihr wird dokumentiert, dass der Vorgang fachlich geprüft wurde und das Schriftstück versandt oder die Entscheidung umgesetzt werden kann.

Der letzte Verfügungspunkt bestimmt gleichzeitig die weitere Behandlung des Verwaltungsvorgangs.

Wiedervorlagen können in ULLA komfortabel dokumentiert und verwaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Fristen und weitere Bearbeitungsschritte nicht übersehen werden.

Das Datum des Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen. Dadurch wird dokumentiert, wann das Schreiben tatsächlich freigegeben und zur Versendung bestimmt wurde.

Beispiel aus der Praxis

Verfügung

1. Öffentlich-rechtliches Auskunftsersuchen fertigen.

MG
25.07.2026

2. Schreiben versenden.

MG
25.07.2026

3. Wv. am 25.08.2026


                                    Teamleitung
                                    ____________

                                    Sachgebietsleitung
                                    ____________

                                    Berlin, den __.__.20__

Erläuterung zum Beispiel

Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden bereits während der Bearbeitung mit Kurzzeichen und Datum dokumentiert.

Der letzte Verfügungspunkt legt fest, wie der Vorgang weiter behandelt wird.

Im Beispiel erfolgt eine Wiedervorlage zum 25.08.2026.

Erst nach Abschluss der Verfügung erfolgt rechts unten die Schlusszeichnung durch die zeichnungsberechtigte Person.

Das Datum des ausgehenden Schreibens wird grundsätzlich erst von der zuletzt schlusszeichnenden Person eingetragen. Erst zu diesem Zeitpunkt erhält das Schriftstück seine endgültige Freigabe.

Merksatz

Verfügungen dokumentieren den Bearbeitungsablauf. Der letzte Verfügungspunkt regelt die weitere Behandlung des Vorgangs. Die Schlusszeichnung dokumentiert die abschließende Freigabe. Das Datum des ausgehenden Schreibens trägt grundsätzlich die zuletzt schlusszeichnende Person ein.

Verweise

Verwaltungsgrundlagen

• 0100 Was ist eine Akte?
• 0101 Was ist ein Verwaltungsvorgang?
• 0102 Was ist ein Vermerk?
• 0103 Was ist eine Verfügung?
• 0105 Was ist ein Verwaltungsakt?

Grundlagen

• 0017 Was ist praxisgerechte Sachbearbeitung?
• 0019 Welche Verantwortung trägt der Sachbearbeiter?
• 0020 Welche Verantwortung trägt ULLA?