Dokument-Nr.: 0103
Was ist eine Verfügung?
Kategorie: Verwaltungsgrundlagen
Version: 1.0
Stand: 24.07.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: Verfügung, Bearbeitungsverfügung, GGO, Titelumschreibung, Verwaltungsvorgang
Frage
Was ist eine Verfügung?
Kurzantwort
Eine Verfügung ist eine interne Bearbeitungsanweisung innerhalb eines Verwaltungsvorgangs. Sie dient der Organisation des Bearbeitungsablaufs und legt fest, welche Maßnahmen im weiteren Verlauf des Verfahrens durchzuführen sind.
Rechtsgrundlage
Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO)
Definition nach der GGO
Nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) dienen Verfügungen der internen Steuerung eines Verwaltungsvorgangs. Mit ihnen werden Bearbeitungsschritte angeordnet, vorbereitet oder dokumentiert.
Verfügungen richten sich an die mit der Bearbeitung befassten Beschäftigten und regeln den weiteren Bearbeitungsablauf innerhalb der Verwaltung.
Sie entfalten grundsätzlich keine Außenwirkung und sind daher von einem Verwaltungsakt zu unterscheiden.
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen beschreiben die praktische Anwendung nach der ULLA-Methode.
Erläuterung
Während eines Verwaltungsvorgangs müssen zahlreiche organisatorische Entscheidungen getroffen werden.
Hierzu gehören beispielsweise
- die Einholung von Auskünften,
- die Anforderung weiterer Unterlagen,
- die Wiedervorlage einer Akte,
- die Vorbereitung einer Titelumschreibung,
- die Veranlassung einer Vollstreckungsmaßnahme,
- die Erstellung eines Schreibens oder
- die Durchführung weiterer Bearbeitungsschritte.
Diese Maßnahmen werden durch Verfügungen gesteuert.
Die Verfügung dient damit der Organisation des Verwaltungsvorgangs und stellt sicher, dass notwendige Bearbeitungsschritte vollständig und in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden.
Die ULLA-Methode
Nach der ULLA-Methode dienen Verfügungen nicht ausschließlich der internen Arbeitsorganisation.
Sie unterstützen gleichzeitig eine einheitliche Sachbearbeitung.
Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsabläufen sorgen standardisierte Verfügungen dafür, dass Bearbeitungsschritte nicht vergessen werden und Verfahren nach einheitlichen Qualitätsstandards durchgeführt werden.
Dadurch werden sowohl neue als auch erfahrene Mitarbeitende bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.
Umsetzung in ULLA
ULLA unterstützt die Sachbearbeitung durch verschiedene standardisierte Verfügungen.
Ein Beispiel hierfür ist die Titelumschreibung.
Für diesen regelmäßig wiederkehrenden Bearbeitungsvorgang stellt ULLA eine eigene Verfügung zur Verfügung. Sie unterstützt die Sachbearbeitung dabei, sämtliche erforderlichen Bearbeitungsschritte vollständig und nachvollziehbar durchzuführen.
Standardisierte Verfügungen tragen dazu bei,
- Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen,
- Bearbeitungsfehler zu vermeiden,
- die Einarbeitung neuer Mitarbeitender zu erleichtern und
- die Qualität der Sachbearbeitung dauerhaft sicherzustellen.
ULLA trifft dabei keine fachlichen Entscheidungen. Die Software unterstützt ausschließlich die organisatorische Umsetzung der von der Sachbearbeitung getroffenen Entscheidungen.
Qualitätsmerkmale
Eine Verfügung
- beschreibt die erforderliche Maßnahme eindeutig,
- ist nachvollziehbar formuliert,
- enthält gegebenenfalls Fristen oder Wiedervorlagen,
- wird Bestandteil des Verwaltungsvorgangs,
- dokumentiert den weiteren Bearbeitungsablauf.
Praxishinweis
Nicht jeder Verwaltungsvorgang benötigt eine standardisierte Verfügung.
Sie empfiehlt sich insbesondere bei Bearbeitungsschritten, die regelmäßig in gleicher oder ähnlicher Form durchgeführt werden.
Dadurch werden Arbeitsabläufe beschleunigt und gleichzeitig die Bearbeitungsqualität verbessert.
Typische Missverständnisse
- Eine Verfügung ist kein Verwaltungsakt.
- Eine Verfügung richtet sich grundsätzlich an die interne Bearbeitung.
- Eine Verfügung entfaltet regelmäßig keine Außenwirkung.
- Eine Verfügung ersetzt keinen Vermerk.
- Während der Vermerk den bisherigen Bearbeitungsverlauf dokumentiert, legt die Verfügung die nächsten Bearbeitungsschritte fest.
Merksatz
Der Vermerk dokumentiert die Vergangenheit.
Die Verfügung steuert die weitere Bearbeitung.
Verweise
Verwaltungsgrundlagen
- 0100 Was ist eine Akte?
- 0101 Was ist ein Verwaltungsvorgang?
- 0102 Was ist ein Vermerk?
- 0104 Was ist eine Schlusszeichnung?
- 0105 Was ist ein Verwaltungsakt?
Grundlagen
- 0017 Was ist praxisgerechte Sachbearbeitung?
- 0019 Welche Verantwortung trägt der Sachbearbeiter?
- 0020 Welche Verantwortung trägt ULLA?