0463 – Bearbeitung des gerichtlichen Verfahrens

Dokument-Nr.: 0463
Kategorie: Widerspruchsverfahren
Version: 1.0
Stand: 12.08.2026
Autor: Martin Gensert
Schlagwörter: Klage, Gerichtsverfahren, Aktenvorlage, Originalakte, Paginierung, Prozessvertretung, Sachbearbeiter, Verwaltungsgericht, Sozialgericht, Klageerwiderung

Frage

Was ist nach Eingang einer Klage durch die Behörde zu veranlassen?

Kurzantwort

Nach Eingang einer Klage ist der vollständige Verwaltungsvorgang für das gerichtliche Verfahren bereitzustellen.

Bei einer Papierakte ist der Vorgang vollständig und fortlaufend zu paginieren, also Blatt für Blatt zu nummerieren. Wird die Originalakte an das Gericht übersandt, verbleibt eine vollständige Kopie der paginierten Akte im Sachgebiet.

Der mit dem Vorgang befasste Sachbearbeiter wird in der Praxis regelmäßig in die Bearbeitung des gerichtlichen Verfahrens einbezogen und kann auch zu einem Gerichtstermin geladen werden.

Wer die Behörde vor Gericht förmlich vertritt, richtet sich nach den gesetzlichen und organisatorischen Zuständigkeitsregelungen der jeweiligen Behörde.

Erläuterung

1. Vollständige Aktenvorlage

Das Gericht muss die angegriffene Entscheidung und den gesamten vorausgegangenen Verfahrensablauf nachvollziehen können.

Deshalb ist der Verwaltungsvorgang grundsätzlich vollständig vorzulegen.

Dazu gehören insbesondere:

• der angegriffene Verwaltungsakt,
• Bekanntgabe- und Zustellungsnachweise,
• der vorausgegangene Schriftverkehr,
• eingegangene Unterlagen und Nachweise,
• entscheidungserhebliche Vermerke,
• der Widerspruch,
• die Bearbeitung des Widerspruchs,
• gegebenenfalls Abhilfe- oder Nichtabhilfeentscheidungen,
• der Widerspruchsbescheid und
• dessen Bekanntgabe- bzw. Zustellungsnachweis.

Es sollte nicht nur das an das Gericht übersandt werden, was die eigene Rechtsauffassung unterstützt. Der vollständige Verwaltungsvorgang ist maßgeblich.

2. Paginierung der Papierakte

Eine Papierakte sollte vollständig paginiert sein.

Paginierung bedeutet:

Jedes Blatt der Verwaltungsakte erhält eine fortlaufende Blattnummer.

Dadurch können sowohl das Gericht als auch die Behörde eindeutig auf einzelne Bestandteile der Akte Bezug nehmen.

Beispiel:

„vgl. Bl. 47 der Verwaltungsakte“

Vor Übersendung ist deshalb zu kontrollieren:

• Sind sämtliche Blätter erfasst?
• Sind die Blattnummern fortlaufend?
• fehlen keine Blattnummern?
• sind keine Blattnummern doppelt vergeben?
• entspricht die Reihenfolge dem tatsächlichen Aktenverlauf?
• sind auch Zustellungs- und sonstige Nachweise Bestandteil der Akte?

Eine ordnungsgemäße Paginierung erleichtert die gesamte weitere Prozessführung erheblich.

3. Originalakte an das Gericht – Kopie bleibt im Sachgebiet

Wird die Akte in Papierform geführt und vom Gericht angefordert, wird die Originalakte dem Gericht vorgelegt.

Vor der Abgabe ist eine vollständige Kopie des Verwaltungsvorgangs anzufertigen.

Damit gilt:

Originalakte → Gericht

vollständige Kopie → Sachgebiet

Wichtig ist, dass auf der zurückbehaltenen Kopie die Paginierung der Originalakte erkennbar bleibt.

Nur dann arbeiten Gericht und Behörde während des Prozesses mit denselben Blattbezeichnungen.

4. Elektronische Akten

Bei elektronisch geführten Verwaltungsakten richtet sich die Übermittlung nach den für die jeweilige Behörde und Gerichtsbarkeit geltenden Vorschriften über den elektronischen Rechtsverkehr.

Auch hier gilt der Grundsatz:

Der für das gerichtliche Verfahren erforderliche Verwaltungsvorgang muss vollständig und nachvollziehbar vorgelegt werden können.

Die elektronische Aktenführung ersetzt daher nicht die Notwendigkeit einer geordneten und nachvollziehbaren Aktenstruktur.

5. Akte vor der Übersendung kontrollieren – aber nicht verändern

Vor der Übersendung ist die Verwaltungsakte auf Vollständigkeit und Ordnung zu kontrollieren.

Davon zu unterscheiden ist eine nachträgliche inhaltliche Veränderung der Akte.

Der Verwaltungsvorgang muss den tatsächlichen Bearbeitungs- und Entscheidungsweg wiedergeben.

Fehlende Ermittlungen, ungünstige Unterlagen oder erkennbare Fehler dürfen nicht dadurch beseitigt werden, dass der ursprüngliche Aktenbestand nachträglich verändert wird.

6. Stellungnahme und Klageerwiderung

Das Gericht kann die Behörde zur Stellungnahme auffordern.

Die Klageerwiderung sollte insbesondere erkennen lassen:

Welcher Sachverhalt liegt zugrunde?

Welche Entscheidung wurde getroffen?

Auf welcher Rechtsgrundlage beruht sie?

Welche Einwendungen erhebt der Kläger?

Warum wird an der Entscheidung festgehalten oder weshalb wird sie gegebenenfalls korrigiert?

Dabei sollte auf die konkrete Akte Bezug genommen werden.

Die Paginierung ermöglicht beispielsweise eindeutige Verweise:

„Das Auskunftsersuchen vom … befindet sich auf Bl. 23–25 der Verwaltungsakte.“

7. Beteiligung des Sachbearbeiters

Der Sachbearbeiter, der den Vorgang bearbeitet hat, besitzt regelmäßig die detailliertesten Kenntnisse über den Sachverhalt und den bisherigen Verfahrensablauf.

Er wird deshalb in der Praxis häufig in die Vorbereitung des gerichtlichen Verfahrens einbezogen.

Der beteiligte Sachbearbeiter kann auch zu einem Gerichtstermin geladen werden.

Vor dem Termin sollte er sich deshalb mit dem gesamten Vorgang nochmals vertraut machen.

Insbesondere sollten bekannt sein:

• der zeitliche Ablauf,
• die maßgeblichen Verwaltungsentscheidungen,
• die wesentlichen Einwendungen des Klägers,
• die einschlägigen Rechtsgrundlagen und
• die entscheidungserheblichen Aktenstellen.

8. Prozessvertretung der Behörde

Die fachliche Beteiligung des Sachbearbeiters ist von der förmlichen Prozessvertretung der Behörde zu unterscheiden.

Wer die Behörde gegenüber dem Gericht vertritt und wer Erklärungen für sie abgeben darf, richtet sich nach den gesetzlichen und organisatorischen Zuständigkeitsregelungen der jeweiligen Behörde.

Deshalb sollte spätestens bei Eingang der Klage geklärt werden:

Wer bearbeitet den Vorgang fachlich?

Wer übernimmt die Prozessvertretung?

Wer nimmt gegebenenfalls am Gerichtstermin teil?

Rechtsprechung

Die Rechtsprechung misst einer nachvollziehbaren Dokumentation des Verwaltungsverfahrens erhebliche Bedeutung bei.

Für das gerichtliche Verfahren muss erkennbar sein, auf welcher Tatsachengrundlage die Behörde entschieden hat und wie der Verwaltungsvorgang tatsächlich verlaufen ist.

Gerade deshalb sind eine vollständige Aktenführung, die Beibehaltung des ursprünglichen Verwaltungsvorgangs und eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Schriftstücke für die gerichtliche Überprüfung von erheblicher Bedeutung.

Praxishinweis

Bei Eingang einer gerichtlichen Aktenanforderung sollte deshalb nach einem festen Ablauf vorgegangen werden:

Vollständigkeit prüfen

↓

Papierakte vollständig paginieren

↓

vollständige Kopie mit identischer Paginierung fertigen

↓

Originalakte an das Gericht

↓

Kopie verbleibt im Sachgebiet

↓

fachliche Stellungnahme vorbereiten

↓

Prozessvertretung klären

↓

gegebenenfalls Sachbearbeiter auf Gerichtstermin vorbereiten

Eine sauber geführte und paginierte Verwaltungsakte erleichtert die Prozessführung erheblich. Gericht und Behörde können jederzeit auf dieselbe konkrete Aktenstelle Bezug nehmen.

Praxisgrundsatz

Der Verwaltungsvorgang geht vollständig und nachvollziehbar an das Gericht.

Bei Papierakten gilt:

Blatt für Blatt paginieren – Originalakte an das Gericht – vollständige Kopie mit derselben Paginierung bleibt im Sachgebiet.

Der beteiligte Sachbearbeiter sollte damit rechnen, in das gerichtliche Verfahren einbezogen und gegebenenfalls zum Gerichtstermin geladen zu werden.