0920 – Abschluss der Forderung

Version: 2.0

Stand: 05.08.2026
Autor: Martin Gensert

Schlagwörter: Abschluss der Forderung, Abschlussverfügung, Kosteneinziehung, Rückgabe, Leistungsstelle, Kleinbeträge, Guthaben, Dokumentation

Frage

Wie wird eine Forderung ordnungsgemäß abgeschlossen?

Kurzantwort

Der Abschluss einer Forderung erfolgt, wenn die Kosteneinziehung endgültig beendet ist. Hierzu ist eine Abschlussverfügung zu fertigen, alle beteiligten Stellen sind zu informieren und der Grund der Beendigung vollständig zu dokumentieren. Offene Kleinbeträge unter 5,00 Euro bleiben grundsätzlich unberücksichtigt. Guthaben unter 5,00 Euro werden nur auf Anforderung erstattet.

Erläuterung

Mit dem Abschluss der Forderung endet die Kosteneinziehung. Voraussetzung ist, dass feststeht, dass keine weiteren Einziehungsmaßnahmen mehr erforderlich oder rechtlich möglich sind.

Gründe für den Abschluss können insbesondere sein:

• vollständige Erfüllung der Forderung,
• Rückgabe des Anspruchs an die Leistungsstelle,
• Wegfall oder Rückübertragung des Anspruchs,
• Erlass der Forderung,
• Eintritt der Verjährung oder Verwirkung,
• Abschluss eines Insolvenzverfahrens,
• endgültige Uneinbringlichkeit.

Vor Abschluss der Akte ist zu prüfen, ob

• sämtliche Zahlungen berücksichtigt wurden,
• Kosten und Zinsen vollständig verbucht sind,
• laufende Vollstreckungsmaßnahmen beendet wurden,
• Wiedervorlagen oder offene Anfragen erledigt sind,
• sämtliche Entscheidungen vollständig dokumentiert wurden.

Abschlussverfügung

Nach Abschluss der Forderung ist eine Abschlussverfügung zu erstellen.

Hierbei sind sämtliche beteiligten Stellen über die Beendigung der Kosteneinziehung zu informieren.

Hierzu gehören insbesondere

• die zuständige Leistungsstelle,
• der Unterhaltsberechtigte, soweit erforderlich,
• der Unterhaltspflichtige, soweit erforderlich,
• weitere beteiligte Behörden oder Dienststellen.

Die Gründe für die Rückgabe oder den Abschluss der Forderung sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

Kleinbetragsregelung

Offene Restforderungen unter 5,00 Euro bleiben aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung grundsätzlich unberücksichtigt.

Guthaben unter 5,00 Euro werden grundsätzlich nicht automatisch ausgezahlt, sondern nur auf ausdrückliche Anforderung erstattet.

Praxishinweis

ULLA stellt für den Abschluss der Forderung eine standardisierte Abschlussverfügung mit den häufigsten Rückgabe- und Beendigungsgründen zur Verfügung. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche Beteiligten informiert, alle Abschlussmaßnahmen dokumentiert und die Akte revisionssicher abgeschlossen wird.

Hinweis

Mit der Abschlussverfügung endet die Kosteneinziehung. Sämtliche Bearbeitungsschritte bleiben in der elektronischen Akte dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar